新入社員教育？

Question

新入社員教育？私は、半年ほど前から小さな事務所で働いています。
そこで私は今まで一番の新人でしたが、最近新人さんが入ってきました。
その子と私は元々同級生で、理由あって私のほうが先に職務に就いていました。
お互いに新卒採用です。
私はその子の教育係のような立場なのですが、どの程度のことを教えれば良いのかが分からなくなってしまいました。
と言うのも「受信したメールを所長に転送して」とお願いしたところ「どうやるの？」と質問されてしまいました。
メールソフトは「Outlook」です。
私は、つい「メールしたことないの！？」と言ってしまいました。（その後、説明しました。）

私の仕事は技術職で、私の想定の中では、
①仕事のやり方を教える
②特殊なソフトを使う場合にそのソフトの使い方を教える
くらいのつもりでいました。
今後「word」や「excel」の使い方も最初から教えてあげるべきなのでしょうか？
私は自分の仕事もあり、出来れば「word」や「excel」の使い方ぐらいは自分で勉強してほしいと思っていますが「自分で勉強しておいて」と少し突き放すのは厳しいでしょうか（職務怠慢）？

Answer 1

この時期らしい、興味深い質問ですね。
これまで数百人の新卒者を育ててきましたが、何年経っても、何人育てても、やはり色々な問題にあたります。

さて、教育方針は必ずしも一つではないし、正解も無い、相手、人を見て教育することを私は心がけていますが、
それではあなたの質問に答えたことにはならないので、もし私があなたの立場なら、どうするかを記載します。

まず、教育というのは「教えればよい」というものではありません。
時より「一度説明してできなければ、そいつは使えない」と言う方もいらっしゃいますが、
教育者とは、「使える、使えない」を判断するのではなく、いかに企業に利益を与える社員を構築するかを
深慮しなければいけません。

では、それを前提としてどう対処するか？
質問にはすべて答えるのではなく、すべて教えるのではなく、多少のきっかけを与え、少しの時間を与える、
そこでの結果をもとに疑問や質問を把握してもらうことですね。

やはり、「何がわからないのか、どこがわからないのか」をきちんと認識させて、
「自分でどこまでやったのか」、「その上で何を質問したいのか」を正確に報告させることが最善だと思います。

今回の場合であれば
「受信したメールを所長に転送して」
「どうやるの？」
「Outlookでメールを転送することができるから、お願いね。わからなかったら聞いてね」
・・・・・
「ごめん、やっぱりよくわからない」
「何がわからない？どこまで出来た？」
で良いと思います。

＞「自分で勉強しておいて」と少し突き放すのは厳しいでしょうか
私はこれも全然問題ないと思います。職務怠慢ではないですよ。
ただ、「仕事はあくまで自分で行うものであり、調べる能力はその人の社会人としての価値を左右する」
ことがうっすら理解できてからの方が良いかもしれないですね。
そのためには、必ずどんな些細なことでさえ、調べさせることが重要です。

その他には、例えば説明した後に、
こちらから「わかった？」と聞いて「わかりました。」という返事の後に「じゃ、今教えたことを、もう一度私に説明して」というのも効果的です。
それを繰り返すうちに、人の話を正しく聞く能力が身につきます。
ちなみに「説明して」の後に「すいません、実はよくわかっていませんでした」っていう人はものすごく多いです。

最後にですが、その新人さんを弁護する訳でもないですが、新卒者の人は極度に緊張していますし、もちろん慣れもありません。
普段プライベートで当たり前のようにメールを送っていても、果たしてそれが社会人として正解なのかどうか彼らは理解できていません。

例えば私が今あなたに
「この荷物を他区のＡさんに届けてください。」
と指示したとします。

社会人のあなたにとって、「荷物を届ける」ことなんて造作も無いことですよね？
しかし、あなたはきっと「どうやって？」と考えると思います。
郵便なのか、バイク便なのか、車で行くのか、電車で行くのか、一人で行くのか、誰かと行くのか、、
バイク便ならどこを利用するのか、車で行くならどの車を使うのか、電車で行くなら普段皆はどの路線を使っているのか、
誰かと行くなら、それは誰なのか、直接お願いしていいのか、忙しいと断られたらどうすればいいのか・・・

大げさな例ですが、新人の皆さんはすべてのことが初めてで、まさにこのような状態なんです。
出来ることさえ、それが正しいのか判断できないんです。

最初の数ヶ月、慣れるまではあなたも大変だと思いますが、今後自分の作業を後輩にお願いできるようになればきっと今より効率もあがりますよ。
自分の作業と教育を両立させて頑張ってくださいね。

【補足】
ちなみに教育者の目標としては、
「この荷物を他区のＡさんに届けてください。」と指示した時に
「荷物の届け方がわかりません。」
ではなく、
「荷物を届ける手段は通常社内ではどうしていますか？
特に急ぎ出ないのであれば郵送で、急ぎであれば直接伺おうと考えていますが。」
と質問できる人を育成できたら・・・・いいですね～。

Answer 2

まず、その方の仕事に対する意欲がどのようなものであれ、
人が人を無理やり変えようとすることは出来ません。現実問題として、
育ってゆく人は、放置しておいても、自分自身の意思で成長してゆきますし、
成長しようとしない人は、いくら教えても成長しようとしません。

その分かれ目は、本人自身に仕事に対する向上心やスキルアップの
意識があるのかどうか？そして、素直であるのかどうか？といった点が、
分かれ目であるのでしょうね。

人間は、一人一人が独自の考え方や個性を持っており、それぞれが、
自分自身の考え方や方法が正しいと信じて、仕事に携わっているのが
現実です。

一方、仕事に携わっている限り、他の方と協力しながら、
仕事を進めてゆきつつ、より効率的に業務を推進してゆかねば
ならないという現実も横たわっています。そして、相手がこの方でなくても、
今後も同じ現象が発生してきます。これは、どこの部署であろうと、
どこの会社であろうと起こりうることです。

よって、その方であろうとなかろうと、誰がその業務に従事することに
なろうとも、同じ結果、もしくはそれ以上の結果が求められることに
なります。

では、どのようにしたら、誰が従事することになっても、同じような結果を
出すことが出来るのか？を考えることが重要です。

現在、質問者様が教える立場にいらっしゃるということは、質問者様が
業務について、よく通じているということ。であるのならば、その業務の段取りも、
方法も、よくご存知のはず。であるならば、自分自身の業務を差し置いても、
その方だけのためにではなく、今後、どんな方がその業務の担当になろうとも、
同じ結果が出せるように配慮しておかねばならないでしょうし、又、そのような
仕組みを構築しておくことで、質問者様の会社における評価が高まるでしょうし、
ひいては、ご自身の仕事の流れをスムーズにしておくことにつながるのではないか？
と考えます。

まずは、その業務につく方がなすべきことを、細かくリスト化すること。

1.PCの電源を入れる。

2.Outlookのアイコンをクリックする。

3.・・・・・・・・・

＜中略＞

20.電源を落とす

という具合に詳細に渡ってリスト化してしまい、誰が従事しても同じ結果が出るように
工夫して、仕組み化してしまえば、それは解決します。

この方法は、はじめは労力もかかりますし、時間も大幅にとられます。しかし、一度、
その仕組みさえ、構築してしまえば、もう、そのわずらわしさから開放され、
自分自身の本来の業務に集中することが出来るでしょう。

又、その仕組みを構築してゆく段階で、自分自身の仕事に対する考え方や、方法論を
再確認することも出来ることになり、仕事のスキルも上がることになると考えます。

仕組みを構築することが出来たら、あとは、その業務に従事することになる人に、
そのリストを渡して、このチェックリストに書かれてあることを、そのままやっておいてということが
出来ます。これは、マニュアル作りにも似ているかも知れませんが、それとは異なります。
マニュアルには、思考しなければならない余地がありますが、チェックリストは、事細かな
段取りや方法が列挙されており、考える余地がありません。

ですから、誰がやっても同じ結果を出せるというわけなのです。

まずは、日ごろ質問者様がこなされている仕事をチェックリスト化してしまうこと、
これが最重要であると考えますが、如何でしょうか・・・・・？

仕事は考える仕事と作業系の仕事に分かれます。もし、作業系の業務であるのならば、
こうしたリスト化することが最善であると考えます。ひとたびチェックリスト化してしまえば、
あとは簡単。そのチェックに列挙されてあることを、他の人にやってもらうようにしておけば
良いことではないだろうか？と考えますが如何でしょうか？

あとは、メールの転送にしろ、「word」にしろ「excel」にしろ、そのひとつひとつの業務に
ついて定型業務をリスト化しておいて、そのリスト通りに進めていってもらうことで、
わずらわしさや教える時間を省くことが出来、自身の業務に従事することが出来る。

定型の仕事はリスト化する。そして「考える系」の業務にだけ、神経を注ぐようにする。
これだけで、だいぶ、業務が楽になるのではないでしょうか・・・・・？

Answer 3

時間の余裕が在るのならば突き放すのもアリではないですか。
自分の後輩もそうですが、いちいち教えてたら自分の時間が
全然足りないし、いつも隣についていて見ていては
相手は安心しきってしまって「わからなくなったら全部聞けばいいや」
ってな感じになり自分で考えることをしなくなります。
ある程度突き放して、自分のことは早く一人で出来るようにならねばと
自覚させるのも必要なんじゃないかと。

Answer 4

自分が使っているメールソフトとかじゃなかった場合、
分からない事もある気がします。

「word」や「excel」はだいたい知っているとは思いますが、
使ったことがあるか確認して、ないのであれば、
初歩的な事は教えてあげたほうが良いのではないでしょうか。
後は、会社に「word」や「excel」の本があれば、
あそこに本があるから分からないことがあったら見るといいよって言っておけば、
自主的に勉強してくれるのではないでしょうか？
（本が会社になければ、１冊本を買っておくといいかもよって教えてあげるとか）

自分の仕事があるのに面倒だとは思いますが、
最初は少し丁寧に教えてあげてください・・・。
自分が新人だった頃、excelで住所録を作るのもすごい時間がかかっていたことを思いだしました・・・。