インターンの礼状及び採用辞退連絡の件で質問があります 先週小さな会社（全従業員20～30名程度）の1日インターンシ…

Question

インターンの礼状及び採用辞退連絡の件で質問があります

先週小さな会社（全従業員20～30名程度）の1日インターンシップに参加しました。この会社は経団連非加盟企業ということもあり、インターンシップ＝採用活動である、とのお話がありました。
そのこともあって人事部の方から後日、「次の選考プロセスに進むか来年1月中旬までに連絡してほしい」とメールにて連絡を頂きました。
私は今回選考を辞退したいと考えています。
この場合、やはりメールではなく電話での連絡のほうが望ましいでしょうか？

また、一般的にインターンの後にはお礼状を出したほうがよいと聞きました。
しかし、ここでも疑問があります。
まず、お世話をしていただいた方が複数いて、うち何名かは名前を存じ上げていないのですが、この場合宛先を「株式会社○○様御中」としても差し支えないでしょうか？
また、採用を辞退した人からお礼状が来るのは先方の感情を考えるとあまりよろしくないのでは、と考えてしまうのですが、これは考えすぎでしょうか？
また、インターンのお礼状に選考自体の件を書き込むだけではやり方として不躾ですよね？

以上、よろしくお願いします。

Answer 1

ID非公開さん

○先週小さな会社（全従業員20～30名程度）の1日インターンシップに参加しました。
この会社は経団連非加盟企業ということもあり、インターンシップ＝採用活動である、とのお話があり、後日人事部の方から「次の選考プロセスに進むか来年1月中旬までに連絡してほしい」とメールにて連絡を頂きましたが、私は今回選考を辞退したいと考えています。
この場合、やはりメールではなく電話での連絡のほうが望ましいでしょうか？
一般的にインターンの後にはお礼状を出したほうがよいと聞きましたが、お世話をしていただいた方が複数いて、うち何名かは名前を存じ上げていないのですが、この場合宛先を「株式会社○○様御中」としても差し支えないでしょうか？
また、採用を辞退した人からお礼状が来るのは先方の感情を考えるとあまりよろしくないのでしょうか？

＞インターンシップの礼状は、次のステップに進む際に少しでも心象を良くしようという意味で送付しているのですから、応募を辞退しようとお考えであるならば、わざわざ礼状など送付する必要はありません。

直接の電話連絡ですと、年末の多忙な時期ですし、あれこれ理由を聞かれたりされかねませんので、書面で辞退されることを申し出られればいいでしょう。
その際に、インターンシップでお世話になったお礼を一言付け加えておけば十分です。

宛名に関しては、ご連絡をいただけた人事部の方を記載してかれればいいでしょう。

「御中」は、担当者が誰かわからない場合に記載するものであって、氏名が確認できている方に対しては使えません。

担当者がわからない場合→○○株式会社○○部御中
担当者がわかっている場合→○○株式会社○○部○○様

Answer 2

私も就職時期になると通常業務に加えて採用関連の業務を兼任することもあり、学生さんからそうしたご連絡を頂くこともあります。

「この場合、やはりメールではなく電話での連絡のほうが望ましいでしょうか？」

私の会社の場合はむしろメール連絡の方がありがたいくらいです。迅速に状況を確認できますし「人事採用担当者がデスクの前で専任業務をしている」わけではありませんから。特に「電話の方が丁寧で好ましい」という印象を覚えることもないです。
このあたりは企業の環境などによりますからなんとも言えません。ただ少なくとも第三者が「電話の方が望ましい」」「メールの方がいい」と決めつけられる話ではありません。

「宛先を「株式会社○○様御中」としても差し支えないでしょうか？」

御中の意味を間違えています。
「御中」というのは「中の人へ」を表す「中」に丁寧語の「御」がついたものです。
「株式会社東京商事御中」とあれば「東京商事の中の人へ＝そちらの組織に所属する人なら誰でもいいから読んで下さい」ということを表しています。
複数の職員、スタッフが所属する何らかの団体に宛て、読む人を特定しない場合、誰が開封しても目的が達成出来る場合に用います。
よく「御中は会社などの団体に対する敬称」と言われることがありますが、正確には「中の誰かさまへ」というようなニュアンスであくまで人に対する敬称です。
そして「中の誰でもいい誰かが開封して読んだらその他の人は読まなくてもいい」という思惑の時に使う敬称です。

まず「株式会社○○様御中」という書き方が間違い。「様」と「御中」は併用できません。
そして何らかの事務連絡の書状など「誰かが処理すればそれでいい」なら「株式会社東京商事御中」でいいですが、年賀状やお礼状といったご挨拶状の場合は「誰でもいい誰かが読めば他の人は読まなくてもいい」という性質のものではありません。
「そちらの組織に所属する皆様」に届けることが目的なので「職員ご一同様」「スタッフの皆様」などの形で「全員に向けて」という形を取ることが妥当です。

「採用を辞退した人からお礼状が来るのは先方の感情を考えるとあまりよろしくないのでは、と考えてしまうのですが、これは考えすぎでしょうか？」

考えすぎです。実際に就職するか否かは別にして、インターンシップを受け入れてくれたことに対する感謝の気持ちがあるならそのことを伝えることを問題視するようなものではありません。
ただそれはあくまで「質問者さまの中に感謝の気持ちがある場合」の話です。
「一般的にインターンの後にはお礼状を出したほうがよいと聞きました」などと、あたかも誰かから強要されて仕方なく書くような想いがあるなら、形式を整え美辞麗句を並べ立てただけの上滑りな文章になることもあります。
自分の気持ちを自分の言葉で丁寧に書いたものでなければ、「嫌々ながら仕方なく書いた内容の薄い冷たいもの」になります。それなら「こんなものなら送らない方がまし」という印象を与えかねません。
「自分の気持ちとして書く」ことを心得て欲しいと思います。

Answer 3

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