御社の営業事務（受発注）の流れと在庫管理について教えてください。 他社ではどんなソフトを使って、どのような作業されてい…

Question

御社の営業事務（受発注）の流れと在庫管理について教えてください。
他社ではどんなソフトを使って、どのような作業されているのか参考にしたいです。また、弊社の営業事務の仕事の流れについて改善点をご指摘下さい。

現在、下記のように受発注と在庫管理をしています。
非常に無駄が多く、時間もかかっています。

①FAXで注文を受ける
（お客様の住所、氏名、連絡先、注文商品が記載されている注文用紙です）
②エクセルの在庫帳（商品毎に分かれています）に入力をする
③在庫を置いてある倉庫に出荷依頼のFAXを流す（①の注文用紙）
※商品毎に置いてある倉庫が違いますが、全ての商品が1枚の紙に記載されてるので
その商品が置いていない倉庫にFAXする時はそこを隠してFAXしています。
④PCAの売り上げに入力する

PCAでロット毎の商品管理ができないのでエクセルで管理していますが、
入力作業が2回に渡るのが手間だと思います。
また、倉庫への出荷依頼がFAXなので送信漏れや間違いも発生しています。

ご教授お願いいたします。

Answer 1

前の会社では
①電話・FAXで 注文書を受ける。
②受注メモに記入
③業務に回す。
④業務は 売上伝票を発行 数量を入力した時点で 在庫の有無が
わかります。
在庫がない場合 次回発送日を確認
⑤得意先に 本日発送 若しくは 納期をＦＡＸ
⑥発行された売上伝票を 発送業務に回す。
⑦売上伝票Ｎｏを 入力して トラック便の 配送伝票を 発行
売上伝票データには 機種、数量 得意コードがありますので
機種と数量を書き込めます。
得意先コードより 住所録データーと 連動して 送付先住所もわかります。
つまり、売上伝票Ｎｏを いれれば 配送伝票が 自動で打ち出せます。
⑧売上伝票により 出荷機種と数量を 取り揃えて 出荷します。

一番の違いは 在庫は 売上伝票発行時に 自動で確認できる点でしょうか
また 売上伝票起伝が 最後でなく 最初でしょうか。
在庫差異、納期回答、不正販売価格、不正入出庫を防ぐ為 売上伝票がなければ品物を動かさない
これは 厳格に守りましょう。
⑨ そして 最後に 当日 出入りのあった商品を 打ち出し、在庫を 合わせます。