ビジネスメール分が得意な方、是非ご教授ください。 会社で懇親会(送別会や歓迎会)をよくやるのですがが、その際の会費…

Question

ビジネスメール分が得意な方、是非ご教授ください。

会社で懇親会(送別会や歓迎会)をよくやるのですがが、その際の会費精算についてです。私の部署では、役職が上の人が多く払い、したの人になるにつれて安く設定しています。
値段設定は、前々からの暗黙の了解的な、引き継ぎで設定されている金額を
幹事が適当に割り振るといった形です。
(部長5000円、室長4500円、課長4000円…………平社員2500円みたいな感じです。)

ですが、先日、課長クラスの方(先日退職をされ、そのまままた働いてる方)から、
『送別会や歓迎会は、本来参加者皆で歓迎しよう、
快く見送ろう、という意味でやる会だから本来一律の会費であるべき。
しかしそれでは下に負担が多きすぎるから、
本来は我々がご厚志として自ら多目に出すべきだけど、まず部長がそれをしてくれない以上は自分達もだしずらい。今の上司は『これすくないけど(と一万渡す)。悪いけど残りは皆で分けてもらって良いかな？』といってくれないからね。(前の部長は必ずそーだった)
本当はメール文には『上長の方々には前もってご厚志を＋させて頂いてる金額』というのをいれた方がいいんぢゃないか？文句もでないだろうし。』とアドバイス？言われました。
確かに皆で祝ってあげようとしている会なので、本来は一律の会費が正しいのかもと思いました。

また、最初に会費を決めてからというのができれば良いのですが、社員クラブの関係上、飲み物はあとからの精算になるので、終わってからじゃないとわからないんです。

そこで、上司にあたりさわりなく、ご厚志を先に＋させていただいている、というような会費の精算メールを送るのは、おかしいのでしょうか？
また、そのメール文はどのように書けばおかしくないのでしょうか。

是非教えていただきたく、よろしくお願いします。

Answer 1

簡単に

関係各位

先日開催いたしました懇親会の、それぞれのご負担金についてご連絡申し上げます。

一般参加費 ３０００円
役職者ご負担お願い金 ２０００円
-------------------------------------
合計 ５０００円

誠に勝手ながら、役職者の皆様には役職に応じて一般参加費とは別に、ご負担をお願いすることとなりました。事後報告となってしまいましたが、何卒ご理解の程、お願い申し上げます。

こんな感じでどうでしょうか？『ご厚志を先に＋させて』というのは・・・と思います。