手帳の使い方について質問です。 普段はスケジュール管理、TO DOリスト管理を会社の標準メールソフトであるOUTL…

Question

手帳の使い方について質問です。

普段はスケジュール管理、TO DOリスト管理を会社の標準メールソフトであるOUTLOOKで行っており、今のところ不自由はしていません。しかし、万が一、パソコンがダメになった場合は全てが消えるので・紙の手帳でも管理しておくべきかと思っています。また、パソコンは持ち歩かないので、別の場所に行くと、予定や優先してやるべきことが分からなくなる点も解消したいと思っています。

こんな状況ですが、パソコンでの管理は継続しつつも、手帳でスケジュールやタスク管理ができるようにするための良い方法、事例があれば教えて下さい。例えば、こんなサイトがあるよというものでも構いません。

Answer 1

こんにちは。

すでに、hatarakuroboさんが回答されている方法が最も単純で最も効果的な方法かと思いますが、会社の都合でクラウドやネットにデータを置けない場合もあるかと思いますので、私のやっていた方法をご紹介します。

と言ってもそれほど難しいことはありません。

アウトルックをお使いのようですので、アウトルック限定なのですが、アウトルックでは1日のスケジュールを印刷すると、当日のタスクリストも一緒に印刷してくれます。

そこで、私は朝イチで、アウトルックを1日のスケジュール表示モードにして紙に印刷してます。そうするとA4に今日の会議予定などのスケジュールとタスクリストが印刷されるので、それをポケットに入れて会議を渡り歩いてます。

その日のうちに新たに発生したタスクはその紙に書き込み、PCが使える時に、またアウトルックに入力していると、大体整合性が取れるようになりますし、会議の計画なども忘れずにすみます。

もちろん、タスクが多すぎると印刷されないので、それなりにタスク量はコントロールされていないといけませんし、当日追加された会議などは確認できないので、完璧に手元に最新状態があるというわけには行きませんが。

あと、パソコンがダメになった場合のリスクヘッジは、アウトルックにのデータフォルダを別のPCや拡張ドライブにコピーしてけば、最悪コピーのタイミングまではデータが保護できます。
場所は設定にもよりますが、
C:\users\(ログイン名)\Documents\outlookファイル
になっているようです(これはアウトルックのデータフォルダの設定で確認できます)。
私の場合、スケジュール登録をしておき、1日に1回自動的にバックアップを作るような設定にしてます。

ご参考になれば幸いです。

Answer 2

まず最初に、回答が手帳の使い方ではないことをお詫びします。
手帳でスケジュールを管理されるのであればパソコンでの管理は不要になるため、ご質問者さんがやろうとしているのはたいへん手間がかかり、結果的に挫折してしまう可能性が高いと思います。

今はパソコンのデータをクラウドなどに送って、パソコンが壊れた時のためにバックアップを取ったり、スマホからも管理できるようにしたりできますので、パソコンがダメになった時にデータが消えないようにする方法をご検討されてはいかがでしょうか。