市長宛の封筒の書き方を教えてください。 先日、市役所から内定通知をいただき、承諾書を提出しなければならないのですが…

Question

市長宛の封筒の書き方を教えてください。

先日、市役所から内定通知をいただき、承諾書を提出しなければならないのですが、宛先が「○○市長宛(総務人事課)」と書いてあり、どのように封筒に書いて送付すればよいのか悩んでいます。
どのように宛先を書いて郵送すればよいか教えてください。

Answer 1

いやこれは、形式的なものにせよ市長宛てに提出される重要書類で、宛先を市長にするよう指定されているんだからその通りにしなかったら駄目だ。その書類を誰が確認し誰が保管するかという実務上の取扱以上に、重要な書類についてはそれを検閲し決裁する権限のある責任者を宛先として送らないといけない場合もあるということだよ。

市長を宛先とする場合と、総務人事課を宛先とする場合では、中身の書類の重要性を封書を差し出す側がどう認識しているかという点で大きな差がある（と、封書を受け取る側は判断する）。
その承諾書は、形式的なものではあっても貴方が市職員として採用される上で必ず提出しないといけない、貴方にとっては一生にかかわる重要な書類でしょう。
どうせ市長が直に読みっこないから課を宛先にすればいいと言ってる人がいますが、課に送られてくる居酒屋からの忘年会コースご案内の手紙と同じ扱いにされてもいいんですか。

しかしその一方で、宛先が市長だけで部署名が書かれていなかったら、市役所みたいな大きな組織ではその封書の扱いに困る。中身を開いてみないとどこが担当セクションか分からない。差出人名が個人で市長宛ての手紙なんていったら脅迫状かもしれない。
だから、その書類の取扱部署（実際の送付先）である総務人事課の名もカッコ「（）」書きでちゃんと明記するように要求している。この通りにしましょう。

宛先の書き方は
「○○市長殿
(総務人事課 御扱)」
とするのが一番よいと思う。

宛先に記す市長の敬称については「殿」・「様」・何もつけない（『市長』そのものが敬称だからという理由）のどれが正しいのか色々議論がある。このあたりは個々人の感覚の違いもあれば送る文書の性格によっても違ってくるだろうが、長く公的性格の強い文書には自分との格の上下に関係なく「殿」が好んで使われてきた経緯を尊重し、こういう書類を送る場合は「殿」とするのが一番妥当な気がする。
もっとも、貴方が勤めるであろう役所に顕著なのだが、「殿」は本来「殿方」の「殿」だから女性に対し使うのは失礼で（そんなことないと思うけどな、『淀殿』は男か？）、だから宛先が個人の場合は「様」に統一しましょう、という風潮が強くなっている。

改行して指示通りにカッコ書きで「（○○課御扱）」。「御扱」は役所など大きな組織の長に宛てて文書を出す場合に実際の担当セクションを特定する場合によく使われる表記。

あと、外脇付けとして赤い字で「採用承諾書 在中」と書き添えると受け取る側は内容が一発で分かるので親切だが、情報セキュリティ保護が叫ばれるなか封書の中身を晒すのはあまり好ましくないという考えもあるので、これを書くか書かないかは貴方の判断にお任せする。

Answer 2

○○市役所総務人事課御中。で良いんですぞ。
そんなもの、市長はいちいち読みはしません。