ぶらっくたいがぁさんに質問です。 「ISO審査だけのための役に立たないもの」は具体的にどのような手順で全廃しましたか？…

Question

ぶらっくたいがぁさんに質問です。
「ISO審査だけのための役に立たないもの」は具体的にどのような手順で全廃しましたか？
今回、無駄な文書の廃止の仕方についてお伺いしたいと存じます。先日yahoo知恵袋の、質問日時：2012/6/24 質問者 kudo_natsu_umi さんの質問 「ISO90001の弊害について」にて、
ぶらっくたいがぁさんの回答を拝見いたしました。
その回答内に

>ISO認証とは何か、（品質）目標管理とは何か、社内の仕組みはどうあるべきなのか、どうすればムダな文書を廃止できるのか、どうすれば効果的な内部監査ができるのか、どうすればありのままで審査を受けることができるのか。その他諸々どうすれば理想の姿にできるのか。
実体験を元に、カテゴリ別に紹介してあります。

と記載されていました。
まさに私が知りたいことと合致しており、早速マイブログを探しましたが見つけることができなかったため、
お手数ですが本知恵袋にてご回答をお願いいたします。

では本題に入ります。

私は今年の4月からISO9001認証取得の担当になりました。
（人件費削減のため、今後ISO14001認証取得の担当にもなるかもしれません。）
会社の事業内容は製造業、社員数は500名程度です。
会社自体の認証取得歴は20年ですが前任者は退職し、
私自身は外部審査を受けたことがありません。

担当になってから5か月間で気づいたことは、
私の会社には、ISO審査だけのための実仕事には役に立っていないものが多くあり、
特に文書作成と管理において社員に多大な負荷がかかっているということです。

そのためまずこれら文書を撤廃したいと考えておりますが、
文書の撤廃はISOの要求事項を満たさないとみなされるかもしれないという意見に反論できず、
私一人では力量不足のため撤廃に踏み切れずにいます。
不要文書撤廃に踏み切るための知恵をご教示ください。

■現状、負荷が大きく、仕事で使っていないのに作成し管理している文書は以下の４点です。
①「品質マニュアル」
②「マネジメントレビュー」と「品質目標」
③「力量、教育・訓練記録」
④「その他各部署の業務に関するマニュアルや規定文書」

■各文書内容は以下の通りです。
①ISO9001要求事項1から8まで多少文言は変えてあるものの内容はそのまま順番に書いてある。
その要求事項を満足するための規定類の名称がかいてある。誰も読んでいない。
②要求事項5.6.2マネジメントレビューのインプットに基づき、決められた様式に沿って1年間の活動を各部門に書いてもらう。
ISO9001の担当者がまとめたものを経営者に見せ、
要求事項5.6.3マネジメントレビューのアウトプット情報に基づき、１年間の方針を書いてもらう。
方針はほぼ誰もよんでいないし方針は業務に反映されてもいない。
③文書を作成していない、または作成していても機能していない。
理由として、内部監査内でこのような意見が出ている。
力量とは、どのように測定するのかわからない、測定できたとして教育の仕方がわからない（もしくは教育は経験だといっている）
→でもISO要求事項なのだから必要だ、といって形だけつくる
→形だけなので続かない
④部署の業務は何かを部署ごとに作成している。その業務マニュアルの書き方を規定している文書も存在する。
④作成の目的として「組織で行われている活動，プロセスの目的，方法を定め、これを文書化して、何を行っているかを客観的に明らか にする。」
ためのものと規定に書いてあるが、客観的に明らかにしてもおそらく作成者以外誰も読んでいない。
組織編成の度に各部署が改定するため負担が大きい。

■困っていることは以下の通りです。
①は4.2.2に作成しなければならないとかいてあるため作成せざるを得ないが、
実際の仕事と結び付けることができないためどうしてもISOのための書類になってしまう。
②は経営方針でいいと思うが、従来と方法がちがうため次の外部審査で何を審査員に見せたらいいのかわからない。
③は作成はしたが活用していない部署に対し、「教育とは経験」を信じて文書を削減してもいいが、では仕事に沿った力量の測定と教育と は？記録の維持とは？内部監査でも外部審査でも説明できない。
④は要求事項0.2など、プロセスの明確化や相互関係の把握という言葉を形にしたものと思われるが、分量はとにかく多いし、読んでいな い人が大半である。
しかし削除をすることで会社のプロセスについて外部審査員に説明できず、不適合とはならないか。
社員が知らなければならない会社のプロセス、相互関係の把握をするための文書（社員に伝える手段）とはなにか。

ぶらっくたいがぁさんの会社では「品質目標」や「マネジメントレビュー」と称されるものがないと伺いました。
私も会社の仕組みがISO9001に沿った仕組みであることをきちんと理解し、説明できる力量を持ちたいと考えています。
どうしたらこのような無駄な文書をださず、ありのままで外部審査を受けられるのか教えてください。

Answer 1

心底からお困りのようですね。
マイブログは閉鎖してしまいましたが、個別に回答することは可能です。ただし、文字数の制限からこの質問全てに一度に回答はできそうもありませんので、まず総論から言います。

ISO規格やその認証審査のために文書や記録を作るのは、リソースの無駄であり、経営に対する反逆行為です。撲滅してしまわなければいけません。
そして、これらを撲滅しても認証は維持できます。事実、私は全部実践してきました。
やること自体は簡単です。その代わり、発想の転換と勇気が必要です。会社のために改善したい、儲かる会社にしたい、そう本気でお考えならできます。
そのためには、まず何が正しいことなのかをしっかり理解し、信念を固めてください。
その上で、この改革をやり遂げることの意義を経営者に説明して、理解と了解を得てください。
これらができれば、後はトントン拍子に進められます。
また、ここまで本格的にやるにはためらいがあるなら、小さな問題からコツコツ片付けていくことも可能です。
要は、やる気と信念です。

各論については改めて補足回答いたします。

各論その１（基本的な考え方）：
まずISO9001規格があり、これをベースとした品質マネジメントシステムを自社内に導入（あるいは構築）し、元からある社内ルールを変えたり追加して、顧客満足度を向上させる。この考え方はまったくの的外れというか、本末転倒です。私はこれを天動説と呼んでいます。
そうではなく、ISO9001規格は、単なる品質保証のスケール（物差し）です。そのスケールを使って、自社に元からあるルールや運用実態を精査し、品質保証に関する欠陥や弱点を探り出すだけのものです。元からある自社のルールや運用方法の方が、格ははるかに上なわけです。これを地動説と呼んでいます。
「ISO9001を導入したのに、少しも苦情が減らない」と嘆く経営者がいます。地動説の考え方に立てば、それは当たり前です。ISO9001は苦情が減る魔法のシステムではないのですから。
「では、ISO9001をもっと実務に役立てよう」と考える人もいます。これもバカバカしい考えです。役に立たない物を、なぜわざわざ役に立たせなければならないのでしょうか。役に立たないのなら、使わなければいいのです。その方がずっと合理的です。
天動説を信じ切っている人には、こんな簡単なことがわからないわけです。

各論その２（文書・記録の廃止のやり方）：
地動説の考え方に立てば、ムダな文書・記録を廃止するのは簡単です。
実務で使っているか否かで整理すればいいのです。
いわゆるISO文書は、いったん紙で帯封をします。その文書を見るときその人が封を破ります。半年もたって帯封されたままの文書ばかりなら、誰も見ていないことが明らかですから、不要であることがわかります。廃止すればいいのです。
記録も簡単です。誰が、いつ、何のために、どうやって使っているかを調べます。（それこそ、内部監査で調べればいいのです）
何の役にも立っていないことがわかれば、廃止します。
こうすれば、ISO認証以前からあった文書・記録だけになる（戻る）か、少しだけ残るかになります。

各論その３（審査へのおそれ）：
廃止したいのはやまやまだが、それだと審査に通らないのではないか。そう不安に思うでしょう。
ここでまた、地動説の登場です。
じゃあ、廃止した文書・記録の代わりに、もともとある文書・記録に類似のものはないのか？ 単にISO9001規格の文言を使っていないか、別の形のものが、きっとあるはずです。もし、探してもないのなら、もともと実務に不要なのです。
不要なものをISO9001規格が求めるはずがありません。
ISO9001規格票を開き、規格が何を意図しているのかを考えます。その意図がわかれば、実務の中にそれが内包されていることを確認します。作業者へのインタビューや作業を観察することで、規格の意図が満たされていることが発見できるはずです。
もし審査で質問されたら、それを説明すればいいだけです。
文書・記録がないのならダメだ。そんな愚かなことを言う審査員はクビにしてください。
審査は、ISO17021（適合性評価－マネジメントシステムの審査及び認証を行う機関に対する要求事項）に従って行わなければならず、文書・記録がないことをもって直ちに不適合と判定することはできません。

文字数制限からこれ以上詳しく書けませんので、お手数ですが、別質問を立ててください。
品質マニュアル、マネジメントレビュー、品質目標、教育訓練などについて、具体論を回答します。
上記について、新たな質問があればそれもどうぞ。