県庁の規則で「事実関係の確認」をしないといけないのですが、電話の調子が悪く相手の発言が聞き取れなかった時はどうすればいい…

Question

県庁の規則で「事実関係の確認」をしないといけないのですが、電話の調子が悪く相手の発言が聞き取れなかった時はどうすればいいですか？Aさんという県庁の役職持ちの正規職員の人がいました。

そのAさんのところにBさんという会社員の人から電話がかかってきました。

何やら、Bさんは、仕事の相談のために「県から委託を受けた施設」を利用したそうですが、そこでCさんという職員の人に仕事と関係のない質問をされたと怒っているようです。

BさんもCさんも「県庁の職員」ではないのですが、「県庁から委託を受けた施設」での出来事には県庁も責任を負う義務があるそうなので、AさんはBさんの話を聞くことにしました。
しかし、電話の調子が悪かったらしく、Bさんの言っていることが全然聞き取れなかったそうです。

BさんはCさんに質問されたことについて「・・・・という質問をされたんですよ！」と何度も繰り返し話していましたが、具体的な質問内容まで把握する義務は県庁にないと考え、質問内容を把握しないまま、「Cに確認し、折り返し電話をする」と答え通話を終わらせてしまいました。

つまり、AさんはCさんがどういう質問をしていたのか全くわからない状態です。

「あなたの住所は００とのことですが、被差別集落ですよね？ そんなところ出身で死にたくならないんですか？ なんで自殺しないんですか？ 」
といった質問かもしれません。

「あなたのチンコのサイズはどれくらいですか？」
とか
「風俗店とか良くいくの？ っていうかメッチャ行ってるでしょ？」
といったセクハラじみた質問かもしれません。

「彼女とかいるの？ えっ、いるけどわかれた？ なんで？ えっ、エッチが気持ちよくないって言われた？ 勃たかなったの？ 勃起しなかったの？ 」
という質問かもしれません。

でも、もしかしたら
「パソコン関係の仕事してるみたいだけど、家でもパソコン使うの？」
とか
「仕事で車運転することが多いって言ってたけど、休みの日とかも運転するの？」
といった全く問題のない質問で怒っているモンスタークレーマーかもしれません。

とにかく、全然、電話が聞き取れなかったそうです。
だからといって、いまさらになって、もう一度教えてくれと言ったら相手を余計怒らせてしまうのでそれはできません。

しかし、県庁の規則で「事実関係の確認」をしないといけないそうです。

どういう確認をすれば、Cさんの行為が問題なかったとBさんや「Aさんの上司」などに納得させることができるのかを教えてください。

Answer 1

どのような趣旨のお話をしたかの記録はあるはずです。
その記録のままにお話しをしたらよろしいと思われます。

電話の調子が悪かったから・・・内容を把握できないままに返事をしたという事実は、最悪です。

電話の調子が悪いのならば・・・その旨を伝えて、折り返し掛けなおせばよいこと。基本的な対応が出来ていない、としか言い様がない、お馬鹿な話です。