購買部や購買関連のお詳しい方。。。教えてください。

Question

購買部や購買関連のお詳しい方。。。教えてください。７月より新設される購買部門に異動が決定しました。

弊社にはこれまで、購買部門が無かった為、

営業職員が契約、注文、発注、納入等を全て行っていたのですが、

７月からは契約から納入までの部分を購買部が管理する事になります、、

営業が今している仕事を、少しずつ購買部に移管して行く感じだとは思いますが。。。

この様な作業をゼロから始める場合に、まずはどのような情報を集めればいいのかなと・・

最初に情報収集が必要かなと思いますが、ポイントがあれば知りたいです。

ちなみに、業者のデータベースは全く無く、営業担当の手元にあるので、それを

登録する事からのスタートになりそうです。

会社としては、重複している業者が多いので、ある程度纏めて、効率化を図りたいようなのですが、

どのようにすれば、スムーズにやっていけるのか、かなり不安です。

これから勉強しようと思っておりますが、本や、サイトでも何でも良いので

何らかの情報がありましたらお教え下さい。

各部門とコミニュケーションを取りながら、仲良くやっていこうと思っています。

すみません。。どんな情報でも結構です。お力添えをよろしくお願いいたします。

Answer 1

一番最初に、会社内のルール作りから必要ですね。赤字と不正を出さないためと効率を上げるため。品物が動く時には必ず例外なく書類で動かす事を徹底させる。作業のマニュアル化を行い効率化を図る。
見積書、注文書、仕入れ納品書、納品の納品書の管理のために、管理ソフトの導入。営業と話し合って、貴社に合った管理ソフトを導入し、誰でも一目で、お金や品物の流れが分るように。パソコン管理は必須です。個人の頭の中とか絶対ＮＧ。
固定仕入先、固定顧客と支払い条件の徹底と情報収集。連鎖倒産を防ぐためにも与信管理を。

お金と品物の流れの透明化と効率化は絶対に会社の業績と信用に繋がります。