報告書の書き方。

Question

報告書の書き方。報告書の書き方。
一週間の仕事内容を報告書にして提出することになりました。
先週初めて提出したのですが、上司に報告書の書き方を勉強しろと注意されてしまいました。

まず語尾の「思います」です。
「思います」は話し言葉だから書き言葉の「考えます」を使えと言われました。
その場合は「私は〇〇だと考えます」という文になるのでしょうか？

あと疑問符の「？」です。
使ってはいけないと言われましたが、その場合疑問文を書くときはどうなるのでしょうか？
「？」を「。」に変えればいいのでしょうか？

他にも気をつける点、使える文章などあれば教えてください。

高卒で就職して６年目、勉強不足でとっても恥ずかしいです。

補足

お二方とも丁寧に教えてくださってありがとうございます。早速実践しました！
ですが、会社に改善してほしいことがある場合に『○○だと考えます』のような文章だと偉そうかな…と思い中々書けません。
提案して、その結果を自分なりに書けていればいいのでしょうか？

図々しく何度も申し訳ありません、これを気にマスターしたいのでご教授願います。

Answer 1

「思います」では自分の所感に留まってしまいます。
「考えます」とは、会社人としての立場に立って物事を見ている事です。

「？」は、どのような使い方をしているのか分かりませんが、疑問に感じた事があったら、それに対しての提案なり自分なりの答えを出せということでしょうか。

報告書は感想文ではありませんので、社会人として、会社人としての立場に立った内容が望ましいでしょう。

後は、先輩等の報告書を見る機会があったら、ぜひ自分のものにする努力が必要です。

補足）

早速実践された行動力は素晴らしいですね！

改善の提案ですが、会社に報告書とは別に「改善提案書」等の書式なり仕組みはありませんか？

また、報告書に併記する場合ですが、どのように謙って書いても、なかなかこちらの意図が伝わらず、
誤解を与えてしまう可能性がある場合もあります。
まずは直属の上司に口頭で自分の考えを伝え、その経過なり結果なりを報告書に書いてはいかがでしょうか？

上司の方は報告書を通して、あなたの仕事の進捗状況、また意欲や姿勢を見ていると思います。
例え文章が拙くても、文面からあなたのやる気が伝われば評価して頂けると思います。

何事もはじめからうまく出来なくても、ぶつかりながら成長して行きます。
一歩一歩前進しながら頑張って下さい！

Answer 2

業務内容を簡潔に箇条書きにする工夫。
「～と考えます」等は所見欄を設けて書くと分かり易い。
例えば・・・
営業職の場合
日時、○○会社訪問、面談者：購買課□□係長、用件：見積り後の受注活動
所見：商品■■に就いて未だ発注先が決まっていない状況。価格差は他社より僅かに安いと考える。今後も訪問回数を重ねて受注に向けて努力する。
製造職の場合
月日、製品△△を3000、製品▲▲を1200個生産、予定1500個より300個減
所見：生産数量減となったが、コンベアラインの調子が悪く生産技術に修理依頼。暫定改修なので本来のスピードが出ない。
2日後に新部品が入荷する。それ以降は本来に戻る予定。納期には影響無しと考える。
まず報告したい内容を、メモ用紙に単語で書く、そして繋いで行く。
基本的に？で終わってはいけない。？に対してなんらかの行為をした事を書くのが必要。
経験と努力を積み重ねて行けば何処にだしても恥かしくない文章を書ける日も近いでしょう。

補足
偉そうな？・・・そんな事は有りません。
上司の方も「私は・・・考える。」に対して心の中で褒める事は有っても叱る事はないでしょう。
日頃の貴方のまじめな勤務態度を見て上司の方は次のステップにと考えて報告書作成を義務付けされたのでしょう。
貴方は努力家の様ですし、それを見ている上司も貴方に期待されていると思います。
その内に次の課題を告げられるかも知れませんよ。
頑張ってください。