会議で効率よくメモを取る方法を教えて下さい

Question

会議で効率よくメモを取る方法を教えて下さい朝礼で、課長・グループ長等の役職者が、順番に今日の予定や上からの指示等を話すのですが、それを朝礼議事録に載せなければなりません。ですが、うまく取れずに後で修正をしてもらうことが多々あります。

理由は、

・次々と話すので、メモを取りきれない
・内容を把握していない（自分が知らないことを言われる）と理解してから書くので、頭が追いつかない
・資料はないので、その場で理解とメモの両方が出来ない

私は日時・内容・趣旨等をキーワードで書き出すのですが、それでも追い付きません。

ちなみに電子機器は持ち込めないので録音は無理ですし、内容の把握も自分が把握しようのない情報が含まれることがあるので、事前に全て把握することは不可能です。

何か良い方法はありますか？

補足

朝礼ですので、５分～１０分ぐらいの話です。
理解出来ないのではなく、テーマ数が多くて間に合いません。
キーワードのみでも、字が汚くて読めないときもありますから、マインドマップは厳しいです。

・１６時に～の専務が来訪されますので、整理整頓お願いします。
・今週末は案件が多く入っています。事前に担当者に内容を確認し、ミスのないように。

内容は把握しているんですが、時間が違う等の細かい部分を指摘されます。

Answer 1

キーワードを「速記」します。 きたない字でも 自分がわかれば
とりあえずよいので くずれた字で がんがん 書きます。

時には 話の流れを 矢印や 記号で記します。

朝礼後、記憶の定かなうちに メモを読み返し、
まず メモの読みにくい箇所を 読みやすく調整します。
そして 話のストーリーを 記憶をたどりながら
組み立てていき、 早めに 文章化します。

予定や 聞き取れなかったこと、わからなかったことは
原稿を起こす前に 丁重に詫びを言って もう一度 教えてもらうことです。
そして 一気に 仕上げます。

Answer 2

「補足への回答」
補足を読むと、「時間の記録が正確でない」、と言う風に発言内容の記録と言うよりも形式的なことにこだわっているように思えます。であれば、詳しい内容は不要、と言うことでしょうから時間を正確に書いて、発言の骨子（指示事項）を箇条書き（一人一行程度）にまとめればいいのでは。あまり、議事録を重要視しているように思えないので、「発言者名は必ず書く、指示した事項だけ箇条書きする、会議の開始・終了時間を正確に書く」で上司は満足されると思いますが。

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議事録作成役で大変なのはわかりますが、あなたもその朝礼に参加しているわけですから、上席者の発言内容はあなた自身も聞きとって理解しないと、参加している意味がありません。
このような質問をされてくるところを見ると、記録のことばかりが頭にあって、発言内容、徹底すべき指示などは頭に入っていないようですね、本末転倒のような気がします。

そこで、まずはしっかり各発表者の意見、指示等を聞き取りましょう、参加者として。
そして、その場では、発言内容の「表題」をメモしておけば、後でその表題を見た時に、発言者の発言内容を思い出せるのではないですか？また、細かく内容を思いだせない場合でも、表題が分かれば他の参加者に確認することも容易ですよね、【●●の件、どんな意見だったっけ」と。

例えば、「目標の達成に向けての指示」とかの表題をメモっておけば、後からその内容を思い出して議事録にも表題と発言骨子を補足して書き込めばいいのではありませんか？
書記役は大変なのはわかりますが、参加している以上、発言内容を忘れるようでは参加している意味がないし、発言している人も議事録を見て、発言骨子が伝わっていなければ、がっかりするでしょうね。
あなたも担当者として、書記することだけが、朝礼に参加する目的ではないことも頭に入れておいてください。

Answer 3

僕の先輩に「マインドマップ」でメモをとってる人がいます。結構使えるようです。