内部監査報告書を作成するときは、要監査事項や留意事項等分けて記していますか。 もし、分けている場合の基準はなんですか？…

Question

内部監査報告書を作成するときは、要監査事項や留意事項等分けて記していますか。
もし、分けている場合の基準はなんですか？
優先順位はどのように決めていますか？

例えば規程の整合性だとすると、誤字があった場合は絶対直さなければならないけど、それを直さなければ会社が運営できないわけでもないけれど留意事項でいいと思いますが・・・その基準というか線は、どのようにされていますか？
教えてください。

補足

すみません、内部監査改善指示書です（＞＜）

Answer 1

あなたの質問事項は、全て自社で決めることばかりです。
少なくともISO9001/ISO14001の規格要求事項にこれらの指定はありません。
なので、以下の意見はあくまで参考としてください。

> 要監査事項や留意事項等分けて記していますか。

「要監査事項」という意味がわかりません。（監査しているのに、要監査というのは矛盾です）
もし要是正事項という意味なら、留意事項と区別して書くのは当然です。その基準は貴社が決めることですが、社内ルールへの違反が明白な場合は要是正事項とし、それ以外は留意事項とするのが一般的です。

それから誤字を例に挙げられていますが、そんな些細なことはどうでもいいのではないでしょうか？（口頭で指摘すればすむことです）
それよりも、もっと本質的な問題点を探し出すようにした方がいいでしょう。
例えば「規程が守られているか」が内部監査のテーマであれば、次のようなステップで掘り下げていくのです。
・規程通りに実務が回っているかどうか。
・相違があるならそれはなぜなのか。規程が正しいのか、実務の方が正しいのか。
・相違があることで、どこにどんな悪影響が出るのか。
・もし実務の方が正しいなら、どうして規程を直さないまま放置しているのか。
・実情に応じて責任者が適切に規程を直すことができる仕組みになっているか。
・なっていないのなら、それはなぜか。役割と責任に応じて権限が与えられているか。
・もし規程の方が正しいなら、どうして当該部署の責任者はそれを放置しているのか。
・責任者として部下を適切に指導しているか。部下に任せっきりになっていないか。
・責任者としての自覚、適性、能力、知識・経験に問題はないか。

このように質問を掘り下げていくことで、規程と実務とのギャップが浮き彫りになり、真の問題点が明確になります。
「規程通りに実務が回っていない」というのは単なる事象であり、それ自体は是正の対象ではありません。「どういう事情（メカニズム）でそうなっているのか」を明らかにすることが内部監査員の仕事であり、改善のスタートになるのです。