年末調整を行う段取りについてお尋ね致します。 24年度扶養控除申告書、23年度保険料控除のセットにして従業員の方へ渡す…

Question

年末調整を行う段取りについてお尋ね致します。
24年度扶養控除申告書、23年度保険料控除のセットにして従業員の方へ渡す。
でも、会社でされる方もいればされない方もいるのでセットにすると無駄になるんで①する人、しない人で分けて、する人はする封筒、しない人はしない封筒を選らんで
責任者がまとめて、私宛に提出する方法
②封筒に、24年度扶養控除申告書だけを入れておいて、する人は保険料控除申告書を私に依頼する。
中に入れる用紙、説明書きなども社員とパートの方とで入れる物も違うので封筒にそれぞれ入れて
回収しますが、個人でそれぞれ提出してもらい、その都度、給与ソフトにその情報を入力するのが
手順として効率が良くスムーズにはかどるのか、それとも、責任者が取りまとめて、日にちを設けた
日に全員分を回収するのが良いか、自分でもはじめての作業なので、全くわからないのですが
1人で、５００人以上の作業を行う為、効率を考えて行いたいと思っていますので
どうぞ、効率を一番に考えた作業手順のアドバイスをお願いします。

補足

年末調整、ﾍﾞﾃﾗﾝ経験者の方、どんな些細なことでも結構ですので
アドバイスをお願い致します。
手順、段取りなど教えて下さい。

Answer 1

年末調整をする人としない人がいるとのことですが、しない人というのは年末で退職する人のことでしょうか。

それ以外でしない人を判別するのに自己申告制をとるのはやめた方がいいと思います。（年末調整を行うのは会社の義務であって任意では無いので）たとえ年収103万未満のパートでも提出してもらう必要はあります。

500人いるなら、メールで一斉配布はどうでしょう？

２３年度の保険料控除申告と２４年度の扶養控除申告書は左上に記載する会社名・住所など記載したものをスキャナで読み取り、説明用紙などもデータ化。そして一斉に全社員にメール送信し、２３年度の扶養控除のみ配布。

各社員は今年度の変更事由があれば２３年度の扶養控除に赤書きして、保険料控除申告と２４年度の扶養控除は各自でプリントアウトして３枚セットにして提出（添付書類があれば一緒に提出）。

責任者が取りまとめて期日に提出するように促す。
（各部署に回収ボックスを設置）

なかには期日までに提出しない社員がいるので、各部署で各責任者が責任を持って回収させるようにしないと期日までに回収するのは難しいです。

期日を過ぎたら自分で確定申告してください！くらい強気で催促しないと、本当に回収が大変です。

給与ソフトへの入力もその都度やるより、ある程度まとめてチェックして入力したほうが効率的です。

今まで毎年、年末調整をやっていますが、一番大変なのが回収作業でした。

これは早めに配布、早めの期日設定、繰り返しの催促、各部門の責任者への協力体制、これが大事だと思います。