私は会社で総務の仕事をしていますが、ISO９００１について自分の仕事と絡め、発表をしなくてはいけなくなりました。 発表の…

Question

私は会社で総務の仕事をしていますが、ISO９００１について自分の仕事と絡め、発表をしなくてはいけなくなりました。
発表の期限が迫り困っています。
アイディアを分けていただけないでしょうか？？仕事内容は、

・従業員の入退の手続き
・従業員の勤怠・有給、通勤手当・食事代など、給与に関わる計算
・備品の発注・在庫管理
・その他雑務

といった感じです。

顧客と関わることもなく、基本的に私が相手にしているのは
従業員・パートタイマーの方々で、生産にも、営業にも関わることはしていません。
品質保証といった点で、どんなことがいえるでしょうか？

会社によって違うので答えられない、とかではなく
一般的な 事務・総務 としての業務で考えうるISO目標についてで結構ですので、
助けていただけませんか？よろしくお願いします。

Answer 1

ISO9001でいう顧客は、外部顧客以外にも内部顧客という考え方もあります。
たとえば総務の職員の顧客といえば、従業員や総務に訪ねてくる方です。

従業員の入退の手続きは、まさに、病院でいえば入退院。
ホテルでいえばチェックイン、チェックアウト、重要なサービスタイムです。
勤怠、給与関係でいえば、計算のマニュアルや手順は必須ですし、間違いのないようにしなければいけません。間違ってしまった場合には、なぜ間違ったのかのプロセスが確認できるようにしなければいけませんし、給与計算の妥当性確認はどのようにしているのか。
年金手帳や雇用保険証、休業者の保険料、一旦預かった物をどのように処理するのか顧客の所有物に該当しますよね。
出勤簿に印鑑がなければ、文書に承認がないのと一緒かもしれません。まあ出勤簿は記録なので、一緒にしてはよけいややこしいですが、でも、総務のシステムとしてはそうですよね。

品質保証は製品品質ではありません。2000年からは、サービス品質と変わっています。言い方は、製品品質という場合もありますが、この場合の製品とは物ではなく、サービスです。プロセスです。アウトプットされた。商品や製品はISO9001の対象外です。商品をつくる（事務作業をする）プロセスのシステムの質です。

総務が職員に対して、どのようなサービスをするのか、どのような総務や事務の知識の教育訓練をするのか、
これがお客様品質ならぬ、従業員品質と考えればいいのです。

扶養の範囲で働いているというパート職員がいるのなら、あなた、今のまま働くと103万円超えちゃうわよ。と管理者や本人に伝えるのもサービスでしょう。「そんなこと、自分で管理すること」と言ってしまえば総務のサービスの質が問われます。

それをよくするための内部コミュニケーション。是正処置や予防処置は業務改善の役目を果たします。

「私たちは従業員やパートの方にわかりやすい、労働条件の説明と、正確計算、適正な在庫管理による経営管理。それらの質の向上にむけて、ISO9001を運用し、ＰＤＣＡサイクルをまわし、業務改善を行い、従業員の方へのサービスに勤めます」この方針にむけて（これは私が勝手につくった方針ですが）、目標管理や総務の質の向上にむけて考えたらどうでしょう。