企業で受付業務を行っています。質問なのですが、来客時の記帳システムについてお聞かせ下さい。

Question

企業で受付業務を行っています。質問なのですが、来客時の記帳システムについてお聞かせ下さい。うちの会社では、来社していただく度に、
台帳に会社名・名前・入店時間・訪問先を記入していただきます。
プラス首からｶｰﾄﾞ入れをかけていただいて、その中に名刺を入れてもらっています。

今のままだったら、かなり手間をお客様にかけてしまっているのが現状です。

そろそろこのシステムを変更したいと思っているのですが、何か良いシステムはないでしょうか？？

他社様がどうされているのかあまり分からないので、是非教えていただければと思います。

宜しくお願い致します。

Answer 1

あまりそうゆう企業に訪問した経験はありませんが、かなりチェック体制が厳しいので大手か、重要なものを扱っている企業様なのでしょうか。

実際それをなぜ行っているかが重要だと思います。

Answer 2

人事を担当しています。

当社では、「アポイント」のある方については、各担当部署（担当者）より、来客予定日及び時間、社名、職名、お名前、応接室の要・不要を来客システムに入力し、受付で一覧にて確認できるようにしています。ですので、来社された場合は、チェックボックスをチェックし、来客カードNoを記入し、カードをお渡しのうえ、担当部署に連絡をするようにしています。
アポイントの無い場合は、都度、担当部署に確認をした上で、面会可能ならば、来客カードに記帳をしていただいています。この辺は一緒のようですね。