こんばんは。 社会人2年目で、システムエンジニアをしています。 コミュニケーションについて質問させてください。 …

Question

こんばんは。
社会人2年目で、システムエンジニアをしています。

コミュニケーションについて質問させてください。
私は、人に説明するのが苦手です。
例えば、上司に仕事の進捗報告をするときに、ある程度まとめた上で、報告に行くのですが、報告途中に頭が混乱し、滅茶苦茶な報告をしてしまいます。
原因として、物事を順序立てて、考る力がなくロジカルシンキングができていないと思いました。

対策として、ロジカルシンキングに関する本を5冊程、読んで勉強しましたが、説明下手なままです。

コミュニケーションスキルに関するセミナーも視野に入れています。

この問題を解決するために、どのような方法を取ればよいのでしょうか？
アドバイスください。
よろしくお願いします。

Answer 1

まとめる というのは資料にある程度まとめているということでしょうか。
報告すべき点を洗い出しておけばそう混乱せずに報告を済ませることができるはずです。
進捗報告の場合は
１．まず、進捗具合（○％ほど進んでいる、予定より○日進んでいる／遅れている）
２．詳細な報告（発生した問題点、遅れている場合の理由など）
をある程度洗い出しておけば困らないはずです。

セミナーなどもいいかもしれませんが、まずは今のあなたの職場の先輩ＳＥがどう報告しているかを聞いてみては？
・報告があなたにも理解できる内容だった→いい報告の仕方かも
・報告がわかりにくい、要点が伝わらない、無駄に専門用語が多い→悪い報告の仕方

Answer 2

進捗報告で私が気をつけていることです。
ご参考まで。

１．情報収集はまめに、丁寧に

２．タイトルをきっちりつけておく

３．情報の重要度、緊急性を考慮しながら、どう見せるか工夫する。
報告の順番、たとえば、結論-詳細（進捗状況・遅れがあるなら問題点・問題点に対する現在の対処状況・今後検討すべき対応策）

４．簡潔にまとめるとどうなるか（総括、結論）考えておく

５．わかりやすい表現に注意する。

文章表現力については以下が参考になると思います。

わかやまインターネット市民塾（インターネットで利用できる講座です。）
http://wakayama.shiminjuku.jp/?m=pc&a=page_l_lecture_page&target_lec_lecture_id=88

コミュニケーションについてはこちら
わかやまインターネット市民塾 コミュニケーション力養成講座 意思の疎通・目的遂行力トレーニング
http://wakayama.shiminjuku.jp/?m=open&a=page_l_lecture_home&target_lec_lecture_id=69

プロジェクトの進め方としてはこちら
ＰＭＩの教本です。
http://www.pmi-japan.org/bookstore/pm_std/pmbok_4.php