中途採用の新人の指導について質問です。 同じ業界ではありますが、オフィスワーク未経験の新人がいます。 イメージとして…

Question

中途採用の新人の指導について質問です。
同じ業界ではありますが、オフィスワーク未経験の新人がいます。
イメージとしてはアパレル企業の企画職に店舗販売スタッフが転職してきたような感じです。当然ながらオフィスワークで身につく「普通の感覚」や「ビジネスマナー」がないのでイチから教えていますが、とにかく成長が遅いです。
「お客様に訪問の際は必ずジャケット着用で、オフィスカジュアルで来てね」と伝えたところ、確かにオフィスカジュアルでしたが足元は素足サンダルだったり。「資料を作る前にテキストで見せて。ワードで出して」と伝えたところエクセルのファイルを提出し、「エクセルとワードの違いがわかっていませんでした」と回答があったり。「お客様へ資料送付のメールを作って。文面は他の人が取引先に送っているものを参考にして作ってみて」と伝えたところ、すべてコピペされた文章が送られてきたり。(違うお客様への文章なので一部文章を変えないと意味が通じないのは明らかなのですが一言一句コピペ)こんな調子なので同期と比べて出来ることが本当に少ないです。
私は約10年オフィスワークなので、正直「ここから説明しないとダメなのか！」と思うことが多く、指導されている本人も悪気はないので辛そうです。わからなかったら聞いてほしい、と伝えてますが、そもそもわからないという認識がないので、本人から聞いてくることも少ないです。わかったつもりで提出する→私にイチからやり直しさせられる→スケジュール的に彼女を待っていられないので一部誰かが巻き取る→本人が成長機会を失う、という流れになりつつあります。
今は、タクスの目的を必ず伝える、アウトプットのイメージを具体的に伝えるという方法で指導していて、本人からもタスクの目的を説明させる、目的から逆算したアウトプットのイメージを自分でも考えさせる、なにか本人にミスがあった場合は原因と打ち手を自分で考えて提出させるという方法を取っていますが、日に日に元気がなくなっていくので、これが果たして成長に繋がっているのか不安です。
そもそも育ってきた環境が違う、「当たり前」の認識が違う相手への指導方法についてアドバイスや意見頂けると嬉しいです。

Answer 1

新人は、あなたの言う「当たり前」が当たり前ではないので、戸惑っているのだと思います。
悪気はないのに、なかなか理解が進まない状況は、指導する側も辛いですよね。

いくつかアドバイスをさせていただきます。

1. 「当たり前」を可視化する

・「オフィスワークのマニュアル」を作成する: オフィスワークの基本的なルールやマナー、必要なスキルなどをまとめたマニュアルを作成し、共有しましょう。服装、時間管理、コミュニケーション、資料作成、メールの書き方など、具体的な例を挙げながら説明すると理解しやすいでしょう。
・「なぜ？」を丁寧に説明する: 「なぜジャケット着用が必要なのか」「なぜワードで資料作成するのか」など、指示の根拠を丁寧に説明しましょう。単に「そうしなければならない」と伝えるのではなく、理由を理解することで、新人の意識が変わってくる可能性があります。
・「成功事例」と「失敗事例」を見せる: 実際にうまくいった資料やメール、うまくいかなかった資料やメールを見せながら、何が良かったのか、何が悪かったのかを具体的に説明しましょう。視覚的に理解することで、より効果的に学ぶことができます。

2. 「質問しやすい環境」を作る

・「わからないことは何でも聞いてください」を徹底する: 新人は、わからないことを質問するのが怖いと感じているかもしれません。 「わからないことは恥ずかしいことではない」という雰囲気作りが大切です。
・「質問しやすい時間」を設ける: 定期的に質問タイムを設け、新人が気軽に質問できる機会を作りましょう。
・「質問しやすいツール」を活用する: チャットツールやオンライン会議システムなどを活用し、いつでも気軽に質問できる環境を整えましょう。

3. 「小さな成功体験」を積み重ねる

・「小さなタスク」から始める: いきなり難しいタスクを任せるのではなく、簡単なタスクから始めて、徐々に難易度を上げていきましょう。成功体験を積み重ねることで、自信とやる気を育むことができます。
・「フィードバック」を積極的に行う: 小さな成功だけでなく、失敗からも学びを得られるように、具体的なフィードバックを心がけましょう。
・「褒める」ことを忘れない: 小さな進歩や努力にも、積極的に褒めてあげましょう。

4. 「同期との比較」は控える

・「個人に合わせた指導」を行う: 同期と比べて成長が遅いからといって、焦ってはいけません。新人の個性やペースに合わせて、じっくりと指導しましょう。
・「焦らず、ゆっくりと」を意識する: 成長には時間がかかります。焦らず、長期的な視点を持って指導しましょう。

5. 「メンター」を付ける

・「先輩社員」との交流機会を作る: 新人が相談しやすい先輩社員をメンターとして、定期的に交流する機会を作りましょう。
・ 「ロールモデル」となる存在: 先輩社員が、仕事に対する姿勢や考え方、コミュニケーションの取り方などを示すことで、新人の成長を促すことができます。

6. 「自分自身の成長」も意識する

・「指導スキル」を磨く: 新人指導は、指導する側にとっても学びの機会です。積極的に指導スキルを磨きましょう。
・「研修」や「セミナー」を活用する: 指導に関する研修やセミナーを受講することで、より効果的な指導方法を学ぶことができます。

7. 「諦めない」

新人の成長は、一朝一夕には得られません。根気強く、あきらめずに指導を続けることが大切です。

指導は大変ですが、新人が成長していく姿を見るのは、大きな喜びです。ぜひ、あきらめずに、新人の成長をサポートして下さい。