初めての事務職に転職して4ヶ月が経ちました。単刀直入に言うと電話対応とお局様が苦手です。 電話対応 聞きたいことは山…

Question

初めての事務職に転職して4ヶ月が経ちました。単刀直入に言うと電話対応とお局様が苦手です。
電話対応
聞きたいことは山ほどあるんですが、いざ質問となると忘れてるので取り敢えず１個。電話に出て担当が不在の際、(担当の者が今外出しております)と伝えるとするじゃないですか、
相手側から何時に戻るかと聞かれた時に何時に帰ってくるか分からない場合、すみません分かりませんって言ってるんですけど絶対違いますよね笑笑絶対もっと良い言い方ありますよね笑笑教えてくださいm(*_ _)m

全てにおいて電話が下手くそです。伝言も下手くそです。聞き取りも下手くそです。自信なさすぎて声小さいと言われます。
何かアドバイスくださいm(*_ _)m

あ、それとお局様も怖くて体に支障出まくりです(突発性難聴·肌荒れ)
なにか言われても気にしないなんかいい感じのメンタルの持ち方ありませんか？？
"気にしない"は何回も言い聞かせてるんですけどいつの間にか頭の中はお局でいっぱいで、夢もほぼ毎日見てます泣
長くなってごめんなさい。よろしくお願いします。

Answer 1

電話なんて慣れ。慣れたら、脳死状態で電話鳴ったら自動で受話器取って口が喋ってますから。

「申し訳ございません。外出しております。
連絡つき次第、折り返してもよろしいでしょうか？

折り返してって言われたら↓

〜様からただいま着信いただいております、下4桁○○○○のお電話番号でよろしいですか？
いいと言われたら、ありがとうございます。せっかくお電話いただいたのに申し訳ありません。折り返します。失礼します。」

本当に戻る時間がわからなかったら、
〜で（地域とか本社とか）打合せがありとか移動中のためとか、
すぐに連絡が取れない状況です。（馴染みの方ならだいたいそれでわかる）

あとは指示を仰ぐ。
LINEとメールで連絡をとってみます。とか、連絡付き次第折り返しますとか。

本人とずっとつながらなかったら、打合せが長引いておりとか適当に理由をつけて、本人からの折り返しが遅くなる旨、謝罪の電話をする。

帰社してから電話くれればいいと、わかってて毎回電話される方もいます。

あまりに急いでたら、私でお役に立てる事はありませんか？とか、伝言をお預かりしましょうか？とか、雰囲気でわかるようになります。
わかりませんでもなんでもいいので、慣れるまでは誰かに取られるまでに電話に出るのが大事です。それがやる気なので、やる気を見せれば周りが教えていってくれます。特に、電話に関しては数をこなさないと上手にならないです。

とりあえず、電話かかってきたら、時間と名前はすぐにメモ。最初はそれができれば花丸です！

お局さんは、感謝と謝罪をちゃんとしてたら大丈夫。それで虐められたら、さっさと辞める。対抗するのは無駄なので、逃げるが勝ちです。

Answer 2

たいていの会社は、ホワイトボードやスケジュールの管理ツールがあって、その予定を見て「〇時頃に戻って来る予定です」と伝えます。
それがないのに「何時に戻って来るか」なんて超能力者じゃないので分かりませんよ(笑)

Answer 3

戻りの時間がわからないため、戻りましたら折り返しするように伝えておきましょうか？じゃない？
笑をたくさん入れてる時点で本気で困ってる感じがしない。

Answer 4

「すみません分かりません」は、無いです。
「すみません」→「申し訳ございません」
「わかりません」→「わかりかねます」
謝る時は「すみません」でなく「申し訳ございません」。
否定文は「ません」と云い切らず「ｘｘかねる」です。
只、外出していると伝えるだけでなく「あいにく」などと
クッションつけると好ましいと思います。

淡々と冷静に受けましょう。電話を取る時に冷静さを意識して淡々と。

お局は、どう怖いのか…
気にしないメンタルの持ち方ですか。いや、気にしたほうがいいのでは。

がんば！