広報誌の業務委託について質問です。 今年、新卒で配属され広報誌担当になりました。 業者にデータを送る際、各担当がこれ…

Question

広報誌の業務委託について質問です。
今年、新卒で配属され広報誌担当になりました。
業者にデータを送る際、各担当がこれまで作成したチラシをそのまま送っており、文章や表記がバラバラです。当然、初校で送付された広報誌は表記統一はされておらず、手直しのやり取りを業者と職場で都度、10回程行います。また、表記統一についてマニュアルやルールなく上司のフィーリングで都度行ってます。
過去の広報誌を調べだのですが年間で見ると、表現も表記もバラバラでした。
以上の理由から上司に従来のやり方を変えチラシを元に校正された文章や参考資料を送りたい、マニュアルを作りたいと提案したところ、許可はくれましたが、雲行きが怪しいです。
本題なのですが、チラシやパンフレットを直接送るのは非常識なのでしょうか？また、業者とのやり取りや流れ、データの媒体を教えてくれると嬉しいです。

以下、私のぐちになります。
上司に従来のやり方を変える提案をしたとき、広報担当だからやって当たり前と言われましたが、これまでろくにマニュアルも作らない、教えないくせにやって当たり前、グチグチ言うなと暗に伝えてきます。クソむかつきます。校正の指摘も一貫性がなく、疑問点、矛盾点を質問したらいいわけばかり！
業者とのやり取りに時間がかかる原因として各担当のチラシに統一性がないと指摘した際も、「広報誌とチラシは別物だから、チラシの内容を校正して送るのは担当が、やるべき」と言ってましたが、そんなわけあるか！
それなら、今までチラシを校正もせず直接業者に送ってた理由がわかりません。これまでも事前に校正した文章を送れよ！！！
校正をやれと言うのはわかります。やって当たり前です。担当だから、
しかし、これまでろくにやってこなかったくせに、新しい取り組みとして新人がやる気を出してるのに「やって当たり前、やるべき」とは何事やと思います。
書ききれないぐらい上司に不満はありますが、頭おかしくなりそうなのでやめておきます。多分、世渡り下手なんだなぁ

ちなみにですが、他の自治体職員からは校正した文章を送ってるとのことです。マニュアルも完備！！！！

Answer 1

あなたは新米の地方公務員なのですね。
広報誌の担当なのですね。
やる気に満ちているようです。頼もしいです。

広報誌には、
各部署が制作したチラシをそのまま載せているのですね。
ただ、文章や表記がバラバラなので、
それがあなたは気になって、
統一したいと思ったのですね。
いい気付きだと思います。

業者との流れですが、
初校は担当者のあなたが、責任を持って作るべきです。
各部署が制作したチラシの文面を見て、
これは修正すべきだと思った部分があれば、
各部署の担当者に一つ一つ話をして、
どういう表現がいいか調整をして納得してもらって、
全ての修正を終えてから、
初校として業者に出すべきです。
こうすると、
初校を作るまでには長い時間がかかりますが、
その後の修正は１～２回で済むはずです。
データのやり取りはUSBが無難でしょう。

あなたの文章で意味が分からなかったのは、
「チラシを元に校正された文章や参考資料を送りたい」
というところです。
誰に送りたいの？ 各担当部署？ 業者？
「チラシやパンフレットを直接送る」
という部分の意味も分かりませんでした。
誰に送りたいの？

各部署はそれぞれ仕事を抱えていて忙しいです。
初校を作る前に、
各部署の人々と顔を合わせて、
チラシの文面の修正について調整をするのは、
相当大変だと思います。
それは、新米のあなたがまだ理解できない部分です。
でも、あなたが言い出したことなのだから、
各部署と調整する際には、あなたが積極的に苦労して、
汗をかかなければならないと思います。

もしかすると、今まで
初校ができた後の手直しのやりとりを10回以上していたり、
手直しを上司のフィーリングでやっていたりするのは、
チラシ制作元の各部署があまりに忙しすぎて、
広報誌の制作に付き合うのが難しいせいでは。
上司がフィーリングで手直しをする、というのは、
いい加減なようですが、
各部署に負担をかけないように配慮する、という
意味があったのかもしれません。
（上司は他部署の事情をあなたより知っているでしょう）

さて。繰り返します。
あなたが今までのやり方を改善したいと
やる気を見せたのなら、
初校をつくるまでの各部署との全調整は、
あなたが責任を持って担ってください。
各部署に「マニュアル通り修正するからね～」と
伝えておくだけではダメです。
チラシと広報誌で表記を変えるのはなぜなのか、
統一した方がいいのはなぜなのか、
チラシ制作者と広報誌制作者が
きちんと意思疎通をしておくべきだと思います。
これを忙しい各部署と繰り返すのですから、
泣きを見るほど大変かもしれません。

上司があなたに冷たいのは、
その調整の大変さを知っているからだと思います。
でも、やり遂げたらそれはスゴイことです。
途中で投げ出さずに、頑張ってください。
（敵は上司ではなく、各部署かもしれませんよ！）