立て続けに電話が来た時に混乱して、たまに伝達漏れしてしまいます。事務員です。 どうしたらいいですか？ 後で伝えてなか…

Question

立て続けに電話が来た時に混乱して、たまに伝達漏れしてしまいます。事務員です。
どうしたらいいですか？
後で伝えてなかったことが発覚して問題になり、怒られます。できれば1、2件ずつ処理したいのですが他の事務員が全然電話取ってくれないときも多いです。
しんどいです。

Answer 1

事務員さんならパソコン開いてると思うのでパソコンにメモしていけばいいんじゃないんですかね。 手書きより入力の方が早いでしょ？

エクセルでも何でもいいのでそこに電話受けたらベタ打ちで誰あてとか用件とか折り返しの連絡先とか 入力して、連携する。
切った途端にまた次かかってきたら入力しながら聞いて…
きちんと表にする必要はないですので、連携まで終わったら色塗るとかOKって入力するとか、分かるようにしておけばいいと思います
忘れた頃にあれこれ聞かれても知らんがな…ってなるから

電話、こちらから切らないですよね。
相手に切ってもらって「ツーツー」音の状態で入力まで終えてしまうと次入ってこなくていいですよ。
受話器タイプなら受話器を持ったまま、ヘッドセット なら耳にかけたまま、通話中のふりをすればいいと思います。

Answer 2

1件の電話は、通話が終わったら終了ではなく、伝達相手に伝え終わったら（不在なら付箋でその人の机かPCに貼り付けて）終了、ということに質問者さんのルールにしてしまいましょう。

伝達ができてなければ、鋼鉄の意志を持って質問者さんは電話に出ない。他の人に出てもらう。他に事務の人がいるので、おまかせしましょう。
みんな質問者さんが電話出てるのは、出られるからでしょ、と思ってます。たぶん。
「電話に出ない」のは、「今いそがしい」からです。出ないのは大事です。

もし何か言われたら、電話の伝達漏れをすごく怒られたので（汗）と言いましょう。

Answer 3

メモを複写にして、１枚は伝達用、１枚は自分用にしては？
伝達してないものはメモが残りますので。

あとは、他の人と一緒に伝達もれのないよう対策を練るとこです。

Answer 4

電話対応の混乱はストレスになりますね。以下の対策を試してみてください。

1. メモを取る: 電話を受けるときは必ずメモを取るようにしましょう。伝達内容を忘れるリスクを減らします。

2. 伝達ツールを活用する: メールやチャットツールを活用し、伝達内容を記録に残すようにしましょう。

3. チームでの対策: 他の事務員にも電話対応の負担を分散するよう提案しましょう。上司に相談するのも一つです。

4. 電話対応の時間を設ける: 電話対応専用の時間を設け、それ以外の時間は他の業務に集中するという方法もあります。

これらの対策が職場のストレス軽減につながることを願っています。

※この回答は生成AIで作成したものであり、最新の情報や完全な正確性等を保証するものではありません。