会社での電話応対について 一連の流れについては以下の通りです。 殴り書きで申し訳ございません。 ━━━━━━━━━━…

Question

会社での電話応対について

一連の流れについては以下の通りです。
殴り書きで申し訳ございません。

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私と相手(Aさんとします)のやりとり 私が部下私が電話をとり、Aさんに伝える
なにやら会社の人と片付け？についてお話し中だったので、折り返すか聞くと無視され、Aさんはそのまま自分のデスクの方に移動
保留したまま5分ほど時間がたち、デスクの周りでまだ話していた

さすがに待たせ過ぎだと感じた為このまま待っていただくか折り返すか聞く
折り返しを頼まれたので、電話番号を聞く

電話を切り、折り返しのメモを書き渡しにに行く
そのタイミングでAさんにに電話は？と聞かれる
長かったため折り返しお願いしますと言われた旨、メモを見せる
私が折り返すの？めんどくさいんだけどと言われる
自分で連絡し、Aさんに取り繋ぐ

終了後、折り返しにしたことを謝罪しに行くと、相手がこっちに用があって電話したのに、折り返すのはみっともなくない？と言われる
他の社員に、一連の流れを話し、みっともない、みすぼらしいと口にしている所を聞いてしまう(自分の見た目について言われてたのかもしれませんね)
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早い段階でもう少しお待ちくださいとお伝えしなかった点や、再度折り返すか聞かず、折り返しにしてしまった点など自分のミスもあると反省しております。(その時は早く出ろと催促しているように思われるのではないか、と懸念してしまっていました)

しかし、他部署の方や同じ部署の上司には、相手がこちらに用件があり、似たようなケースの場合には折り返しにしても問題ないと指導されていました。

今後、電話を取り繋ぐ際の参考にしたいのですが、こういった場合はどのような対応をすればよいのでしょうか？また、相手がこちらに用件がある場合、折り返しにするのはみっともない、上司に対して失礼にあたるのでしょうか？

Answer 1

上司が非常識です。

ただ、あなたもすぐに上司が別の打ち合わせ中だということを伝えて、その上司に限っては相手からのかけ直しを依頼しましょう。
相手が掛け直してほしいと言われたらそのように伝えましょう。

他の人への対応は、「当人からの折り返しを投げかける」（掛け直すという人もいますので）でよいです。

あなたが電話してつなぐ必要はなかったです。困るのは当人です。

Answer 2

折り返しが常識だと思います！

長時間の保留の方がまずいです。
長くても30秒ではないでしょうか？
私なら保留長いと切ってしまいます〜

Aさん宛の電話のみ、転送しますと相手に伝えAさんにも電話ですと伝える。
あとはどんだけAさんが待たせていても、放置で良いのでは？

なんなら取り次いだ後にどっかに電話するふりして居たらどうですか？

Answer 3

電話応対においては、相手を待たせることは避けたいですね。しかし、Aさんが忙しくてすぐに対応できない場合、折り返しの対応は適切だと思います。ただし、その際には「現在、Aさんが他の業務に取り組んでおります。折り返しのご連絡をさせていただくことは可能でしょうか？」と、相手に許可を得ることが大切です。

また、Aさんに対しては「電話がありましたが、現在忙しそうだったので折り返しの対応を提案しました。後ほど、こちらの番号にご連絡いただけますか？」と伝えると良いでしょう。これにより、Aさんが自分で電話をかける手間を省くことができます。

「折り返しはみっともない」との意見については、文化や状況によると思います。ただ、相手がこちらに用件がある場合、折り返しは一般的には失礼にあたらないと考えられます。ただし、その旨をきちんと伝え、相手の了解を得ることが大切です。

※この回答は生成AIで作成したものであり、最新の情報や完全な正確性等を保証するものではありません。