仕事で良かれと思って着手したところ、めちゃくちゃになってしまいました。。 24歳OLです。

Question

仕事で良かれと思って着手したところ、めちゃくちゃになってしまいました。。

24歳OLです。事務職をしており、良かれと思って書類のフォーマットを作ろうとしたところ、どんどんよくわからないことになってしまいました…
次同じことが起きないために、どこに気をつけたら良かったのか、アドバイスいただけるとありがたいです。

わかりにくいかと思いますが、経緯を説明します。
①庶務課用に、備品の返却フォーマットを作ってほしいとパートさんから要望を受けた。
返却フォーマットを作り部会に持って行く。
②「備品を準備するためのフォーマットが既にあるので、そこに付け加える形で返却欄を作ればよいのでは？」と言われ、その通りに作る。部長に社内で共有してほしいとお願いする。
③部長から、この紙に付け加えて、他部署に出す申請書もまとめて出せるようにした方が、提出する側が使いやすいと言われる。
必要な申請書が簡単に出せるようマクロを組む。
④途中、そもそも備品の返却は書類があろうがなかろうが返さない人は返さないので、①で作った返却書類は要らないという話になる。

最終的に、見かねた先輩に助けてもらい、
②の備品準備用フォーマットは庶務課で返却含めきちんと管理する、③で作ったマクロは人事部に使ってもらうということで決着が着きました。
パッパと終わらせようとしたつもりが、はじめに作り始めてから3ヶ月もかかってしまいました…

こんなことになった1番の原因は、私が人に言われるがままに動いており、自分の頭でしっかり考えなかったことだと思います。
また先輩からは、「仕事をする時は、目的をはっきりさせ、それに適した手段を考えないといけない」とアドバイスいただきました。

今回いろんな方に迷惑をかけてしまったため、同じことを繰り返さないよう他に気をつけるべきところがあるか、教えていただけるとありがたいです。
だいぶこりているので、可能であればマイルドに回答いただけるとうれしいです…
よろしくお願いします。

Answer 1

できることなら、１に移る前に、現状の設備から何かできないかを検討してみてはどうでしょうか。
すぐ行動に移すのはとても素晴らしいことです。

質問から、たぶん３あたりで混乱しだしたように見えます。
複数のシステムを１つにつなげる（合わせたものを１つに作り直すのではなく連携を取るようなこと）のは一般的に上級技です。
なのに後から機能追加を言い渡されたような。
こういう場合は、少し立ち止まることも大切です。後から追加が出ないように要望を締め切って断るとか、開発を止めて他にないかを探るなども必要です。
2歩下がっても3歩進めればいいわけです。

Answer 2

あなたは文章は部外者である私でも非常いに分かりやすく、論理的に書かれております。物事の手順、整理が上手な方であることが伺えます。そして3か月かけて一つのちょっとしてプロジェクトを完成させたのです、OLとしては立派な働きぶりです。恐らくですが、前々から誰もが「このような書類があればいいのに」と思っていたことだが、誰もやり遂げなかった、違いますか？あなたはやり遂げたのです。きっと良い経験となり今後に活かせると思います。
さて、今回の件で時間が掛かった一番の理由はフォーマットそのものが問題ではなく、
①業務プロセス（申請、使用、在庫管理）がルール化されてなかった、或いは何となく運用してはいたが、明確化してなかった。
②他部署を跨る業務内容の調整も絡み、部署間の連携と根回しも必要だったためだと思います。
しかし上記2点はマネジメント業務であり、OLさんの仕事範疇ではありません。先ずプロセスがしっかり出来上がり、その上でフォーマット作成に入るのが普通です。あなたの場合は職責以上のマネジメント業務から着手する羽目になったために時間が掛かったのです。
結論を言いますと、あなたのせいではありません。あなたの上司、組織マネジメント力の乏しさが問題です。
但し、あなたがもし上司になった場合、今回の経験からこの手の問題は適格に指示、部署間調整と根回し、部下へのアドバイスができると思います。
頑張ってください。あなたに観察力と纏める能力は備えております、後は判断力を意識しながら身に付けてください。何れ今より上の仕事ができるポジションに付くでしょう。