勤怠管理について教えてください。 現在、立ち上げたばかりの従業員数5名の会社に勤めています。 管理業務を行うのが私に…

Question

勤怠管理について教えてください。

現在、立ち上げたばかりの従業員数5名の会社に勤めています。

管理業務を行うのが私になるのですが、
勤怠管理（出退勤打刻）の方法について教えてください。各個人から「出勤」「退勤」の報告を私にLINEで送ってもらい、
それを日々パソコンに入力して管理していくという方法する案が出ています。
（事務所に来ない遠隔地の従業員がいるため、タイムカード打刻が機能しません。）

「手間がかかる」以外に何か問題ありますでしょうか？
帳簿を付けるのに証拠にならないなど。。

ジンジャーやジョブカンなどありますが、なるべく費用をかけずに簡単に済ましたいです。

知恵をお貸しください。

Answer 1

労働時間は実務上、終業時刻ー始業時刻ー休憩時間で計算されますが、

御社がフレックスタイム制の場合は、ご質問にあるラインの報告による方法でも差し支えはないですが、（必要に応じて、使用者が、正しく運用できているかの実態調査を行う前提での話です。）

フレックスタイム制でない場合は、出勤時の打刻時刻＝出社時刻、退勤時の打刻時刻＝退社時刻であり、始業や終業の時刻ではありません。ラインによる報告を安易に導入すると、後で後悔すると思います。その後悔覚悟で導入されるなら、それはそれで質問者さんの判断することですけどね。

というのも、
本来、以下の４つは使用者の承認または許可、または命令のいずれかが必要です。
①所定始業時刻より前に業務を開始すること
②所定始業時刻より後に業務を開始すること
③所定終業時刻前に業務を終了すること
④所定終業時刻を過ぎて残業すること

①ないし④をする場合は、事前に使用者の承認ないし許可を得るか、使用者の命令を受ける旨を就業規則で定めて、

実際の承認や許可を得る手続きは、ラインで行うようにするという方法もありますが、ラインの場合だと、申請用のテンプレがないので、申請される方がもれなく必要時刻を埋められない問題が発生すると思います。

Googleフォームでテンプレ作ってやる方法もあるけれど、Googleフォームで行う場合、GASでのプログラミングができないと、申請した人に申請内容の控えが残りません。

ちなみに、勤怠管理システムには、このような申請承認がスマホで完結できるシステム（申請承認機能とか、ワークフローシステムなどと呼ばれる）もセットになっているものは多いです。

IT導入補助金や、小規模事業者持続化補助金、業務改善助成金、働き方改革支援助成金を用いれば、こういった勤怠管理システム導入にかかった費用の２分の１から５分の４の間で、戻ってきます。

この中ではIT導入補助金が一番、利用はしやすいかもしれません。
IT導入補助金を利用しての導入を積極的に支援している支援業者も多いです。
ちゃんとシステムを会社に合った形で落とし込むための支援費用まで補助対象になっていますから。

小規模事業者持続化補助金は、勤怠管理システムのようなサブスクのものは、補助事業期間中しか補助対象にならならず、交付申請までの準備に最低６カ月はかけないとマトモな事業計画書や補助事業計画書は作成できないし、
助成金については結構審査が厳しくなっていますので、社労士に代行してもらうにしても、質問者さん自身が労働関係の法規に詳しくないと厳しいです。助成金は補助金以上に細かいところをチェックされて助成金代行専門の社労士でも苦労しているそうなので。
助成金を審査のため、労働局から電話がかかってきて、専門用語でまくしたてられて困ったって人も多いみたいです。

Answer 2

誤入力のリスクはありますし、手間もとくに時間外手当とかの計算とか集計とかかなり面倒かと思います。

勤怠管理アプリが便利かと思います。
https://www.maneo.jp/saas/pe-diligence-and-indolence-application/

ハーモスなら、一人一月110
円、ジンジャーで330円。
お試し期間は無料とか、少人数ならずっと無料とかもあるので検討してみてはいかがでしょうか

Answer 3

大きな問題はありません。
手間がかかる以外のデメリットは入力誤りが申告者だけでなく入力者もリスクになるくらいです。
勤怠管理アプリって一人月々数百円なので、そこを節約してまで手入力をすること自体がどうなのかな？とは思います。