電話対応が苦手すぎるHSPです。 事務員として入社してから早3年が経ちました。 一日における電話量は少ないのです…

Question

電話対応が苦手すぎるHSPです。

事務員として入社してから早3年が経ちました。
一日における電話量は少ないのですが、未だに緊張が無くなることがありません。営業事務のデスクには受付内線用の受話器が置いてあるのですが、私の席のすぐそばにあるので、営業事務の方が不在の時は出なければなりません。
企業様からの受電もあります。

1番できないのが受付のお電話です。
企業様からの受電は大抵決まったところからのお電話なので、顔見知りですしある程度の緊張感で話すことができます。
ただ問題は受付なんです。何度やっても相手方のお名前やご要件を聞き取れず、諦めて適当に返事をしてしまい
上手く担当のものに伝えられないという事が多すぎます。というかいつもそうです。

それが影響してか、ここ1年ほど前から営業事務の方が手を離せない、または不在の時には、めまいや動悸、足の震えが止まらなくなってしまいました。
目の前がグラグラしている中対応した時は頭が真っ白になり、「はい」しか言うことができず、誰がなんの要件で誰に用があるなんてもう全て聞き取れなかったので、営業事務の方を全力で探して「玄関にいます！」だけのトンデモ伝言をかましてしまいました。
当然誰なんだと言われますが答えられず。そのまま代わりに対処して下さりました。
本当に恥ずかしいですし泣きたいです。

完全にトラウマなのでそれ以降、営業事務の方が席を外していたら自分も席を外す、もしくは事務所外での作業をする
という対策をしています。
しかしこれが長く続いているので他の方に対して気まずくて仕方がありません。私がいなければ代わりにまた他の事務員さんが出てくれています。

しかしやはり対策はしていても運が悪いと当たってしまうんですよね。
今日久しぶりに出たら超噛んでしまった上に相手の名前はバカみたいな難しさ。分かりません。
玄関まで走って向かい、そこで改めてお名前を伺い、また事務所に戻って担当のものへ報告する…その様子を周りの人はバカにしたような笑顔で見てましたし……
そろそろ本当に限界です。
会社に行きたくないですし二度と電話対応なんてしたくありません。電話対応したくないからと逃げて逃げての繰り返しをして周りを気にし続けるのも嫌です。

そんな理由で電話対応がない会社に転職するのはどう思いますか、やはり甘えなのでしょうか？

補足

皆様のご回答に全て目を通させて頂きました。
ネット上にあるような対策は一通り試したものの、過度な緊張による弊害に困っていました。(カンペを用意するも言葉が喉の手前？て詰まる、バインダーでメモの準備を整えるものの実際は使わずに終わる、上手くなくてもいいからゆっくり喋ろうとしても頭がカッと白くなって何も出来なくなってしまう…等)
自分が明らかに他の人とは異なる思考といいますか症状ですし、電話関連の教育者がいませんので、一度カウンセラーと面談する決意ができました。

カウンセリング次第ではございますが、そこで得た対策とより近いご回答をしていただけた方にベストアンサーを差し上げます。

皆様この件を真摯に受け止め、分かりやすくありがたい意見を下さり誠にありがとうございました。

Answer 1

分かります。
役所で電話対応をしていましたが、
業者さんや身内からの電話はなんともないのですが、
面倒な市民も多く、市民からの電話がすごくしんどかったです。
私は非正規ですが、他の非正規が本当にクズみたいに仕事しないし、
正規は電話対応が面倒で人が減ると逃げていくのが鬱陶しくて
電話に出るのは正規がいない時だけとしたら、
めちゃくちゃ楽になりました！！天国です。
電話対応がない仕事に転職するのは良いと思います。
ただし、小売業や介護や医療系などの職場は避けた方が良いです。
人手不足なのでよほどの変人じゃない限りは採用されるので、
一緒に働く上でストレスを与えてくる人がいると思います。
とくに我々HSPにとって理解しがたい行動にとるような人が‥。
甘えというのは、人に頼る事だと思います。
人に頼る事なく、自分の事を自分で処理するのであれば、
逃げでも甘えでもないと思います。より良い選択をしたまでです。

今の仕事を続けている以上は、
営業事務不在なら自分も逃げるというのは辞めましょう。
(それこそ電話を他の人を頼って逃げてるので甘えです)
「あの子、電話出たくないからまた逃げやがった」となるので、
それだったら自分の席にいて電話を取らず座ってる方がまだマシです。
異動希望が出せるなら出してみても良いですし。
電話をかけてきた人の会社名だけはしっかり聞いて、
氏名は多少間違ってても伝わったりするので、
相手に聞きなおすのも2回程度にし、担当に伝える感じで。
うちの職場にも会社名と名前が聞き取れず何度も何度も聞くおじさんがいて、業者さんですら怒らせてしまっていましたから‥。
早さ重視で、完璧じゃなくていいから
出来る限りの正確性で行きましょう！
あとは愛想を良くすれば、そこまで嫌われない気がします。

こんな感じでやってみてはどうでしょうか！
この性格は得する事もありますが、辛い事も多いですが、
頑張っていきましょう！

Answer 2

メモとかとらないんですか？
「失礼ですがもう一度お名前をお願いできますか？」→メモにとる。
そのメモをもって伝言相手のところに行き、「◯◯さんからお電話ですよ」とメモを読めばいいだけです。
どこに難しいところがありますか？

Answer 3

電話対応で真っ白になる事は単に練習不足によるものが起因でそれで3年間も放置していたことが原因。
電話対応で真っ白になるケースは、話の内容がわからん事、電話の聞き取り及び確認ができていない事、折り返しか内戦をつなげる判断がわからん事が主な起因ではないかと思います。(あくまで電話対応した私に経験談ではありますが)

今回のケースは
問題は受付なんです。何度やっても相手方のお名前やご要件を聞き取れず、諦めて適当に返事をしてしまい
上手く担当のものに伝えられないという事が多すぎます。
→ 電話の聞き取り及び確認ができていない事が8割と話の内容がわからん事が2割が影響されていると分析
その根拠は前者は「相手方のお名前やご要件を聞き取れず」は、最後に復唱して確認する作業を怠り、不安定な状態のままきちんと連絡ができていない。相手に確認する事は悪いことではなく、寧ろこんな事態にならないための必須事項であります。仮に確認の際に間違っていた場合は、その場で修正してもらえるし、その事に謝罪すれば大きな問題にはならない。
聞き取りにくい場合は
https://symphonict.nesic.co.jp/workingstyle/canario/response/inaudible/
でも読んで自分ができていない点を模索して取り入れた方がよろしい。

少なくてもきちんと対応してもらわないと業務が回らない。それだけでも相手の印象をガクンと下げてしまう。頑張って営業でアポイントをもらえる機会をあなたが間接的に潰す事は出来る限り避けたいはず。
素直に教育担当(電話対応専門の方がいればそちらに)にあなたを下げて時間を設けて練習する機会を増やすべきでもあります。
今までの避けるような露骨すぎる行動は流石に今後注意が入ると思うので、それならば素直に練習する機会をいただく方が合理的ではないかと提言する。

電話対応は最初はビビりながらやるものであったが、大抵は会社の知識不足や対応に対する知識不足が8割、残りは経験による慣れが2割で克服できるものです。まずは知識をつけてどこで失敗するかを分析して理解することが先決。そして慣れる機会として教育担当に練習機会を設ける事。この2点でだいぶ変化が見えるかと。