地方自治体のシステム課で働いています。役所のDX目的でファイルサーバやグループウェア内のファイルを横断検索できるシステム…

Question

地方自治体のシステム課で働いています。役所のDX目的でファイルサーバやグループウェア内のファイルを横断検索できるシステムの提案を業者から受けています。しかし、私自身が中途採用で民間から来たので他の課での勤務経験がなくどのような課でどのような利用シーンがあるのか分かっていません。
そもそもこのようなシステムがあることで職員の業効率化に繋がるのでしょうか？
役所で働いてる方、ご教授いただきたいです。

Answer 1

役所で扱うデータベースは個人情報そのものであることが多く部署を縦断して利用することには馴染まないし、既に可能な範囲でシステム化は為されているのではないかと思います。利用範囲を限定している状況は把握されているかと思います。
一方、人事異動は定期的に行われ全く違った職務となることは良くあることですが、事務処理の中では同質の文書を作成する機会は以外と多いです。
他の自治体への照会や依頼、報告等根拠法は違っても、中身は全く同じであったりします。
各課の膨大なファイルやホルダーの中身は部署毎に作成しているのではないでしょうか。
その中身は重複しているものが たくさんあります。
先例に沿って仕事を進める処もお役所らしいところです。
各課にまたがった同質の事務処理が一元化していれば、時間的にも物理的にも省力化されるとはおもいます。
中々理解はされないかもしれませんが…