総務部で働いています。 今までは、会議室の予約を総務部員が窓口となって行っていましたが、人的ミス防止のため、デジタ…

Question

総務部で働いています。

今までは、会議室の予約を総務部員が窓口となって行っていましたが、人的ミス防止のため、デジタルで行うことを検討しています。

方法としては、・Googleカレンダーを会議室の部屋分作り、全社員に共有する

↑これが最も良い方法かと考えていましたが、社員の個人用Googleアカウントを使用して予約を行わせるのは会社としてダメなのではないかという懸念がありました。

・総務部で全社員分のGoogleアカウントを作成する（社員分のパスワードまで管理できるか。総務部で大量にアカウントを作成することはGoogleの規約に引っかからないか）
※経費削減のため、Googleworkspaceには登録できないです。

・総務部で部署分のアカウントを作成し、各々ログインしてもらう（Googleはアカウントの共有を認めていないのではないか）

等の懸念があり、進められていない状態です。
このような懸念点を打破する良い方法がありましたら、力を貸していただけないでしょうか。

よろしくお願いいたします。

Answer 1

>>総務部で大量にアカウントを作成すること
別にできない事はないとは思いますが
Google社が判断すれば、その電話番号はブラックリストに
入り、二度と新規アカウントは作れなくなります
（日本ではほとんど知られてない、Google社公式仕様）

複数人のアカウント使いまわしの場合
Googleのログインサーバのセキュリティ機能が発動する
事があります。
また、サーバが提示の言うことを聞かないと、二度とログイン
できなくなります。
（日本ではほとんど知られてない、Google社公式仕様）

Googleworkspaceは会社活動に特化しており、
「経費削減でと書いている時点」で、Googleカレンダーの利用は
非常に厳しいという事になります。

Answer 2

>個人用Googleアカウントを使用して予約を行わせるのは会社としてダメなのではないかという懸念がありました。

事故時の責任になりますからね。

＞総務部で全社員分のGoogleアカウントを作成する

複数アカを会社が強要するという事は、間違って利用し情報流出の際に
会社がわるいよね。となることが多いと思います。

＞このような懸念点を打破する良い方法がありましたら、力を貸していただけないでしょうか。

Googleworkspaceも利用できな予算範囲だと手作業で行うか自社制作で解決するしかないと思います。

逆に普通にコストがかけられるのなら、タイムカードの所にサイネージなりタブレットPCでも配置しタッチで申請しDBで照会作業を行う設計を頼むのがベストになり、多分、グーグルカレンダーなんか使っても理解できない＆面倒くさいで効率ダウンになると思いますよ。