助けてほしいです。 私は社会人1年目男です。メーカーの営業職に就いています。

Question

助けてほしいです。
私は社会人1年目男です。メーカーの営業職に就いています。今年の9月に営業所に配属になり電話対応、営業のノウハウを学んでいます。4〜8月まではメーカーですので工場で研修をしていました。

電話対応での質問です。
私は電話が苦手で聞き取れずいつも怒られてしまいます。聞き取れるよう、メモを取る、復唱することをし、改善しようとしていますが、中々内容を正確に聞き取れません。
どのようにすれば正確に聞き取ることができるでしょうか。
私はゆっくり話すことが効果的だと考えます。
自分がゆっくり話すことで相手もゆっくり話すことになると思うので、効果的だと思いますがどうでしょうか。
電話の内容を聞き取るアドバイスお願いお願いします。

Answer 1

ゆっくりすぎると逆に相手がせかせかしたりするように思います。
私はテレアポ業務なので、毎日死ぬほど電話をかけます。
萎縮するほど聞き逃しちゃいますよね〜、、、
ちなみにそのお使いの電話機って業務用電話機じゃないですか？
もしかしたらさかのぼり録音ついてるかもしれませんよ。それがあれば、通話を切った後でも全部聞き直せます。

その機能がついていないとしたら、、、
まず
自分がメモをとりながら聞くタイプか
聞いてからメモを取るタイプか
ですね。
聞き逃さないようにメモしなきゃ！と思うほど聞き逃す人もいます。そういう人はまず話を聞くことに集中して、聞いたら相手に「こういうことですか？」と合っているかどうか確認してから、メモを取るといいです。

話されたそばから忘れてっちゃう人は、メモ取ってますよ！という雰囲気を醸し出したながら話を細かく区切っておうむ返しにし、メモを取っていくといいです。

最終手段としては、（ちょっと相手を不快にさせるけど）
こちらのペースで話をすることです。
受付の〇〇と申します。お客様のお名前を伺ってもよろしいですか？
どなたにお繋ぎしますか？
どのようなご用件でしょうか？
お急ぎですか？
こういった質問をあからじめ用意しておいて、こちらから質問すると話しやすいです。
（せっかちな人は不快な思いするだろうけど万人に受ける電話なんてそうそうできないのでそこは諦めます。）

話を聞き取れない、理解できないのは、
相手がどんな話をするか全く分からない中で話を聞くからです。
電話してくる人は頭の中でシミュレーションしているのではしょって話してきますしね。
だから、こちらから質問を投げることで聞き取りやすくできますよ。

Answer 2

その電話、通話音を調整できないのですか？音声を上げられるなら目一杯、音量を上げるべきですね。

そしてなるべく重要な事、発注などは言葉にして証拠に残すため、言った言わないという事がないようにパソコンのメールでお願いしたらどうですか？簡単な要件なら電話でいいでしょうけど。

これは自分を守る事になります。聞き取れないけど、こうだろうとか推測は後でトラブルの元になります。

音声を調整できない旧式の電話なら、ちゃんと受話音量を設定できる電話機への更新を会社に要求するべきでしょう。

この電話機、音量を上げても音声が小さく聞き取りにくいので是非、私のデスクは新しい電話機に更新をお願いします。と言ってみるべきです。

Answer 3

相手の話をただ聞くのではなく、相手が何を考えて話してるのかその背景を読みながら聞くと相手の伝えたい真意が分かってきます。
一年目では難しいかもしれませんが意識するだけでもだいぶ違いますよ。
簡単に言うと、常になぜ？と疑問を抱きながら相手の話を聞くと私の言っている意味が分かってくると思います。

Answer 4

ゆっくり話します。 ご挨拶→〇〇営業部 まるまるです。で、ご要件を聞きます。

私は職業柄生年月日きくんですがパソコンだと追いつかないため メモに残してから 少々お待ちくださいと言って 打ち込みます。もしくは、

要件だけ聞いて、すぐに対応できない場合や時間が欲しい時は 折り返しでいいか聞いて
電話番号を聞いて 名前を聞いて のちほど〇〇営業部〇〇から折り返し致します。とはっきり伝えます。

要件ですが 名前 内容 時間を書いて→などを使い補足を書きます。
覚えてるうちに 整理したのを書いて
後で取り組みます

メモの紙は毎度変えるのではなく
裏紙で1枚今日の電話ようとして使い
終わったのにはチェックしときます。

一時期企業の八割電話とってましたが
これで、行けますよ！