書類の提出期限を守らない上司について 私は事務（総務）を担当している者です。 担当部署に1名提出期限を守らない上…

Question

書類の提出期限を守らない上司について

私は事務（総務）を担当している者です。
担当部署に1名提出期限を守らない上司がいます。私が所属しているのは営業所なので、随時様々な書類を取り纏めて本社へ提出しております。
基本その上司はどの書類についても期限までに提出してくる事はありません。
他の方は期日に間に合わない場合、期日までに出せないという事とその理由、○日くらいまでには出せると言うことをその都度連絡をしてくれるのですが、その方は書類を出そうとしていることすら連絡がありません。
（例えばその月に退職者がいるのに対しその連絡もなく、翌月以降になって退職届しれっと出してくる等)
せめて連絡さえしていただければ、書類がなくとも本社にそういった事実があることを報告できるのですが、私も全く把握できておらず本社にいつも怒られています。

提出期限を過ぎている事や連絡だけでも欲しいと何度も本人に伝えていますが、全く響いている様子はなく、むしろその書類を提出する意味が分からないや書式が分かりづらい等文句ばかり言われます。

全社員が提出しなければいけない書類は、本社より提出日前に未提出者をリストアップして全社員にメール配信してくださるのですが、それに対しても本社の人はいつも余計なことしやがってと私に言ってきます。

私は約千人分の書類を取り纏めており
書類によってはバラバラに出すと紛失のリスクがあるので、部署ごとに全部揃えてから提出しなければならないものがあります。
しかし、いつもその方の担当分の書類が出てこないのでなかなか仕事が片付かずどんどん書類が溜まって大変迷惑しております。

なぜか毎回書類の提出期限については何度も執拗に聞かれます。
ですが期限を守ることはほとんどありません。

その方は事務仕事だけをしているわけではなく
他の仕事がとても忙しい方なので、事務仕事の優先順位が低いのは重々承知の上ですが、あまりに酷く今後どう対応して良いのか分かりません。

催促の連絡をするにも、毎回くだらない言い訳や文句を言われるので、正直話しかけるのすら嫌です。
同僚だったら強く言えるのですが上司ですのでどうしても下手に出るしかありません。
メールで何度も催促を送っても気づかれない事や忘れられることが多くなんだか虚しくなります。

1年間我慢して対応してきましたが、そろそろ限界です。最近は態度に出てしまい、このままでは関係が悪化しそうです。
同職の方で同じような状況を克服された方
今後の対策や対応について教えていただければ幸いです。
よろしくお願いします。

Answer 1

>全社員が提出しなければいけない書類は、本社より提出日前に未提出者をリストアップして全社員にメール配信してくださるのですが、それに対しても本社の人はいつも余計なことしやがってと私に言ってきます。

本来なら、本社の人が作るのでは無く、あなたが作るべきなのでは？
二重管理ならどちらかやめた方が良いと思いますね。(効率化)

それに矛盾なのは、
>私は約千人分の書類を取り纏めており
書類によってはバラバラに出すと紛失のリスクがあるので、部署ごとに全部揃えてから提出しなければならないものがあります。
なかなか本社に提出出来ていないのに、何故本社から未提出者のリストが出てくるのか？

あなた以上に本社の担当者がイライラしているからそれをやっているのでは？

あなたがそこで丸抱えしていないで、ある程度まとまったら、取り敢えず◯月◯日まで提出のあった書類を送ります。
未提出者は以下の通りです…と、あなたがリストを作って本社にメールすべきだと思います。
そしてその中身には、提出予定日を入れて。
つまり、遅れると連絡の有った人と、催促して回答の有った人の予定納期日を入れて、最終的には◯月◯日までにはご提出致します。

これが普通の仕事のやり方です。
あなたに出来ない納期管理を、本社の方が代わってやっているのはどうかと思います。

やり方の方法として、あなたが未提出者リストを作って、上司の承認印を貰って、PDFにしてメール配信する。
当然そこには上司の名前も提出予定日も無い訳ですから、恥の上塗りでしょう。

それを各所属長(部課長)宛にメール配信すれば良いと思います。
◯◯◯◯の書類提出に関してとし、◯月◯日まで提出納期となっておりますが、◯月◯日時点で未提出の方々のリストを報告致しますので、◯月◯日まで、必ずご提出を頂きたく、各所属長におかれましては周知徹底のほど、宜しくお願い申し上げます。

…的な文言を入れて、普通は各所属長宛にして督促するモンです。

そしてそれから
>私は約千人分の書類を取り纏めており
書類によってはバラバラに出すと紛失のリスクがあるので、部署ごとに全部揃えてから提出しなければならないものがあります。
誰が紛失させるのか？
未提出者はあなたの上司だけなので、わざわざバラバラに出す必要は無いでしょう。1人分を除いてわざと出してしまえば良いと思います。

そしてその後、未提出者リストを作成して、メール配信する。
そのぐらいの事を繰り返しすれば、治っていくのではないでしょうか。

Answer 2

御社の業務の仕組みが、よくわかりませんが、

日記、日報、秘密録音などを調製し、こまでの手続き遅れは全部、その上司のせいだと客観的に証明できるようにしておき、

あと、業務に関係ない会社への文句とかを毎日のように聞かされ、不平不満のはけ口にされるというパワハラを受けたことも事務的に添えて、

本社に改善要求か、上司の配転願い出すかしてみてはいいかがですか？

このままだと、精神的苦痛により体調を壊して業務に支障を生じかねない（というか、もう業務に支障出てるけどね。）ので、なんとかしてくれとかいった風に。

Answer 3

上司が言う事を聞きそうな人に相談してみては？
上司より上の立場の役職についている人とか、上司と同じ階級の人とか。
そういう人が「あの書類出した？」と声をかけるだけでも違いそうですけど。