お礼250枚。初質問です。

Question

お礼250枚。初質問です。ビジネスメールのマナーについて教えてください。よく社外の方へのメールは昼間にすべきというマナーを耳にしますが、これは社内メールでも気にした方がいいのでしょうか？ 私は夜勤が多く、昼勤の方々へのメール送信を夜に行うことが多いのですが、夜にメールが来ると通知が煩わしいと言われることがたまにあります。私は勤務時間中に返信しているだけのつもりなので、受け取る側が通知切ってくれればいいのに、と思ってしまいなんとも言えない気持ちです。自分の仕事のタイミングでメール送信できなくなると仕事が進まなくなりそうですし、逆に私が昼間休みの時は昼勤の方々からばんばんメール来るので通知切っています。夜勤している社員が昼勤の社員に合わせなさいという雰囲気が気に入らないだけかもしれませんが、何かアドバイス等あればお願いします。

※メールと書きましたが、社内ではチャットツールのようなものを使用していて、送付時間を指定するといったことはできません。

Answer 1

「社外の方へのメールは昼間にすべきというマナーを耳にしますが」

社内であろうが社外であろうが変わりません。電子メールに「送信してはならない時間」などありません。そのような嘘に「マナー」という概念を持ち込む人がいることに違和感を覚えます。
送れるときに速やかに送ることに何の問題もありません。送信時間を気にして翌朝まで待つなど、電子メールの最大のメリットを捨ててしまうことになります。

電子メールというのは一方的な通信手段です。「こちらの都合の良いときに送ります。そちらの都合の良いときに読んでください」というのが最大のメリット。これは即時性が要求されるものではありません。こちらが何時に送り、先方が何時に読んでも目的は果たせるというときに採用するものです。これは質問者様が夜勤であるか、会社として24時間態勢のシフト制を組んでいるかも直接関係ないです。

この手の質問になると「夜分遅くに失礼しますと添えて」いう回答をする人もいますがこれも不要です。というよりこのようなエクスキューズを添えることの方がむしろ失礼に当たると考える話です。

電話の場合は相手の生活圏に直接働きかけ、リアルタイムのやりとりを要求するもの。そういう通信手段なら「夜分遅く失礼します」は正しいご挨拶です。それに対して電子メールというのは自分が寝ている時間に送られても何の問題もありません。翌朝出勤してPCを立ち上げてから読むことでメールの内容に触れることになります。送信者側が「夜分遅くに失礼します」と添えるなら送信された夜中に先方が読むことを想定しているということになります。先方にそんな義務はありません。送信者がそれを要求するのは失礼に当たるわけです。

携帯電話にメールの送受信機能が付いたことで最近の若い方の中では「時間が遅くなったらメールも送れない」という発想をする人が現れます。
携帯電話のメール機能の場合は「送信即受信」なので相手の生活圏に直接働きかけることになります。電話と同じです。
物心ついたときからこのような通信インフラを活用してきた人は「メールの送信時間」を云々することもありますが、本来電子メールというものはそういう考え方が求められるものではありません。

私自身はWindows3.1の更に前。MS-DOSの頃から電子メールを使っていました。海外とのやりとりでも時間を気にせずにメッセージのやりとりが出来るのは極めて便利でした。
通信インフラにはそれぞれメリット、デメリットがあります。メールにしても、ラインにしても、Slackにしてもそれぞれの利便性を理解して適切に使うことです。

「受け取る側が通知切ってくれればいいのに、と思ってしまい」

その通りです。メールの受信をスマホに通知させるかどうかというのも利用者の自己判断。自己責任。
海外のクライアントやショップとやりとりしたり、仕事用、プライベート用と複数のアカウントを使っているなら夜中だろうが早朝だろうが大量のメールが届きます。広告メール、営業メールも含めて。そういう状態に対して「送る方が自分に気を遣え」と時間調整させるようなものではありません。先方は先方の都合で送り、受信側は受信側の都合で読むだけです。

Answer 2

チャットツールはPC上で仕事をしながらやりとりするツールなので、すぐに返信してほしいという心理的な負荷を相手にかけると思います。
御社はメールとチャットツールと使い分けをしていませんか？ 一般的には、
・時間が空いたと時に返信してほしい（緊急ではない）、くわしい内容で返事をしてもらいたい（長文でもよい、添付ファイルがあってもよい）
という内容ならメールを、
・すぐに返事が欲しい（急いでいる）、簡単な内容の確認、
がチャットツールだと思います。
御社のコミュニケーションツールがチャットしかない場合は、○時までに連絡希望、明日のお返事でよいです、などのコメントを入れておくのがいいかもしれません。
コロナのご時世で自宅でテレワークしていたり、自分のスマホにメッセージを転送するようにしている場合、深夜でも送り先にチャットが届きます。（わたしがコレです。）

Answer 3

仕事のメールは24時間体制が当たり前です。
煩わしいと感じること自体が、
ビジネスマンとして恥ずかしい感覚です。
まして、昼夜勤務があるなら、当たり前以前の話しです。
単ある雑音として聞き流して下さい。
あなたの今のやり方が仕事として最も妥当なやり方です。

Answer 4

夜勤・昼勤の２つの勤務体制がある職場であれば、夜中に送るのは全く問題ないと思います。

気にされるのであれば、メール文面の冒頭に「夜分遅くにすみません」と入れておけばよいかと。