会社の文具品の管理について教えて下さい。60代のお局様が文具を購入する権限をもっており、その人に購入を頼まなくてはなりま…

Question

会社の文具品の管理について教えて下さい。60代のお局様が文具を購入する権限をもっており、その人に購入を頼まなくてはなりません。どこに何があるのか局しか知らず、毎回探し回ります。その上、自分にことわりなく文具を持ってく泥棒がいる！と言い出し、フリクションの替芯や付箋などを自分の引き出しに隠すようになってしまいました。新人や嫌いな人が文具を注文するとお高いから使いまわして！などといいます。質問は、会社のいわば共有の文具を個人の引き出しに隠して良いものなのか？私としては一つのキャビネットに一括に格納し、誰でも使える文具の管理を提案したいです。上司はお局をかばうので告げ口したところで私の評価が下がるだけだとおもいますが上司に相談して良いものでしょうか？

補足

ご回答ありがとうございます。補足ですが管理といっても在庫管理をしているわけでなく、局に声をかけてもらわなくてはいけない決まりも無く、局がえばりたいだけでこうなっております。因みに局個人で使う？文具は勝手に購入しこれは私のだから等やりたいほうだいです。

Answer 1

私だったら、消耗品は自分で買っちゃいますね。
口うるさく言われるより自腹切っちゃった方が楽です。
提案するとしたら、「管理者を変える」でしょうか。
60代のお局様に対して「そんな雑務を仕事が出来る人にやらせているんですか？雑務は新人に任せてレベルの高い、お局さんにあった仕事がありますよ。」と持ち上げるように言って管理者から外れてもらえば？

Answer 2

その人がほか何しているのか知らんが、その人がそれぐらいしかしていないなら、その人を切って自由に文具買わせたほうがよっぽど安いのでは？
事務系なら何かしらのシステムを入れてしまって、文具もそれぞれで購入できるようにしたほうがその人に給料払うより安上がり。
文具購入は履歴管理して、完全に見える化する。
全員でその購入を履歴管理できれば、突出していたりおかしな購入していれば、何かしらのペナルティを課す。
全員で「見える化」による監視をすればいい。
持ち出しも同じ。
持ち出し管理にほとんど名前がないのに、色々使っていれば記載していないというのがわかる。
本当は、その統一ロッカーを開けるのには個人のIDカードがあればいい。
ある意味IDカードと社員証が一緒のものがあれば。
これがないと開けられないとすれば、開けた履歴は残る。
で、履歴が残らなければ、その不一致でわかる。

電子化と、見える化

そうすれば管理する人間はいらなくなり、管理だけならクビにしてそのコストをそういうシステムへ回せる。
こうやって、事務方は削っていく。

Answer 3

相談してもいいと思います。
が、相談する前に「考えておくこと」があると思います。

＞①新人や嫌いな人が文具を注文するとお高いから使いまわして！などといいます
＞②自分にことわりなく文具を持ってく泥棒がいる！

「②が起こる理由として①がある」とも受け取れますが、「理由は①だけ」でしょうか？
例えば、②をした人物は①のような被害を受けておらず、ただただ「③：言うのが面倒くさくて、勝手に持って行った」というのもありえます。

＞一つのキャビネットに一括に格納し、誰でも使える文具の管理を提案したいです。

これが実現した際、仮に「③の人物」が居ればどうなるか・・・。
「管理できない」ことになります。
なぜなら「④：面倒くさがって持って行くだけ（＝管理する帳簿と数が合わなくなる）」ので。

これが常態化するとどうなるか・・・。
「特定の誰かが管理し、（③の人物に）無責任なことをさせないようにする」といった流れになることでしょう。
つまり「今と同じ」です。

ここまでを踏まえると、「現在の状況（お局が管理）は、過去に④があったから」とも想像できます。

ですので、相談する前に
・過去の管理方法を調べる（④のような事があったのか）
・自分の提案内容で、④を起こさないようにできるのか
この２点は必要かなと思います。