一般事務の仕事内容について 新卒2年目、運送会社で働いている者です。

Question

一般事務の仕事内容について

新卒2年目、運送会社で働いている者です。最初は総合職(電話営業)で入社しましたが、この職種は人が足りているし、他の社員が忙しすぎて仕事が回っていない状態だったため約1年後にその方のアシスタントに異動しました(ここで一般職に降格させられました)

半年経った現在、今度は経理事務の方が退職されるためそこを引き継ぐことになりました。
(経理とは言っても専門にやっているわけではないのですが)
ただいま引き継ぎの真っ最中ですが、忙しすぎて目が回っています。

・請求書発行(120件ぐらい、締め日、請求書の送り方もそれぞれ違うため覚えないといけない)
・運転手さんの歩合、高速料金計算(30人ぐらいいます)
・運転手さんの対応(日報回収など、定期便の運転手さん含め合計60人ぐらい)
・備品発注、買い出し
・運転手さん有給管理
・受領書発送
・郵便仕分け
・ガソリン管理
・掃除
・入社退社手続き(入れ替わりが激しいです。しかも急に明日から新人くるよ、あの人やめるよと言われます)
・小口現金管理(自分が休みの日や席空けの間に勝手に入出金を誰かしておまけに報告もないので金庫が合わないことが多いです。)
・電話対応(電話営業の方がよく席を外すし、仕事ができていなくてお客さんに怒られることが多く代わりに謝っています)
・車検証、免許証管理
・運転手さんの契約書管理(乗る車種が変わったとき給与も変わるのでその都度書類作成)
・来客対応(机の位置的に受付みたいな感じになっています)
・お茶出し
・運賃付け合わせ(営業がよく金額を間違えるので時間がかかります)
・健康診断予約(病院と運転手さんの都合の良い時間を一人一人確認、すっぽかす人もいるため要注意な人には念押し)
・制服注文(男性が女性用を注文したり数がおかしかったりするので一人一人確認)
・電話点呼、対面点呼
などなど
その他営業の人や倉庫作業員が日々することを忘れてしまうため自分が代わりにやっていることも多くあります。

正直仕事が多すぎて全然こなせず、お昼休憩もご飯を食べて自分だけすぐ職場に戻り、みんな定時で帰る中残業も毎日ちょっとずつしています。(残業代を出したくないため、基本的に残業禁止の会社です。後でタイムカードのチェックが入るので仕方なく30分以内で切り上げてます。休日出勤も禁止)
それでもできなかった仕事がどんどん山積みになっています。

前の事務の人はスマホいじったり席空けることが多くて余裕でこなせたのかなと思えばサボっててやってなかったらしいです(そのツケが自分に…)

一般事務は楽とよく言われますが、これぐらい普通ですか？

色々経験できるし、しかも事務職は人気なのでありがたいのですが、家に帰ると疲れ果ててぐったりで何もできません…

Answer 1

運送ではありませんが事務です
大体業務内容としては同じようなことをやっています
運送でしかやらないようなことはもちろんやっておりませんがその分質問者さんの会社ではやっていないようなことをやっております

事務が楽なのは人手が足りている場合に限りだと思っています
大手なんかは部署分けされていますし
うちは中小なので事務は何でも屋です
その上人手が全く足りていないので全部自分に回ってきます
そのせいで本来の仕事も終わっておりませんので来月は多分1日2時間くらいの残業が見込まれております（笑
本日も持ち帰りの仕事があります…

社員が適当だと事務にツケが回ってきますよね～
うちも営業が適当なせいでただでさえ忙しい月末が更に忙しくなっております…

＞・小口現金管理(自分が休みの日や席空けの間に勝手に入出金を誰かしておまけに報告もないので金庫が合わないことが多いです。)
これは本当によくないです
経理さんしか取り出せないようにするべきですね
小口係がいないときはとりあえず自分の財布から出せって言っとけば良いんですよ

Answer 2

運送会社で勤務してます。

全部読みましたが、オーバーワークですよね。また、兼務すべきではない仕事もあります。
点呼などは本来、資格が必要です。

また一般論ですが、
業務内容が変わる事は、採用事項の変更ですから、きちんと説明が必要なんですが、そんな事せずに上役からのお願いの形で、退職者の交代を指示されるパターンが多いですね。
良くある事です。

業務の全部を一人で責任を持つ事は、メンタルが落ちなければ頑張ればいいですが、退職するような事になると残念です。

可能なら、周りの人や上司に助けを求めて、分担し効率よく仕事を片付ける方が、会社にとって利益です。

貴方に負荷が掛かってしまい、運転手やお客様にご迷惑がかかる事は、会社の損益となります。

頑張りすぎて休職する事になつてしまい、様々な迷惑を掛けるくらいなら、やはり助けを求めるべきです。

でも、こんな悩み相談をする人に共通のパターンは、
・責任感が強い、スキルが高い
・プライドが高い、負けず嫌い

などの人が多いです。
うつ病の予備軍、危険です。

早めに助けを求めて下さい。
上司に
「相談があると」言えばいい。

いつも貴方を見ている上司は、その言葉だけで、全部把握します。
上司とは、業務改善策を常に考えています。そんな物です。

同業者として心配です。
検討してみてください。

Answer 3

内容読ませていただきました。
私は入社13年目で、元々営業事務として入社をし他の人が産休や退職などで、4ヶ所の部署の異動を経験しております。
正直、私も限られた時間の中での引き継ぎで覚えようとすればするほどパニックになったり不安になったりする事もありましたが、何とかやっていけましたよ！
ただ、業務中に仕事が終わらなければ確かに2時間とか平気で残業していました。（タイムカードは定時で打刻）
家に持ち帰ってまでしてたので、ストレスがヤバかったですね。。。
前の事務の方は、サボってたって…誰が代わりにされてたんですか？？？
仕事内容見たら全部自分で対応しようとしてる感じがすごく伝わってきます。。
量が多くて、自分には無理だと感じるのであれば無理だと正直に上司に相談する事です！