会社で使用する改善提案書を改善したいのですが、何か良い案はありますか？ お世話になります。

Question

会社で使用する改善提案書を改善したいのですが、何か良い案はありますか？

お世話になります。現在、社内で毎月改善提案書の入力と提出を全社員が行っています。
①各個人のテンプレートExcelファイルを作成
※佐藤_改善提案書.xlsxのようなファイル名で中身はいわゆるExcel方眼紙です。
②毎月各シートに入力して各自提出
※シート名8月、9月のようなかんじ
③委員会審査、幹部審査などで採用か不採用か(不採用の場合は理由も)を記入して上書き保存して、返却
※採用だった場合、シートの色を変えています

上記の流れで行っていますが問題点があります。
・誰が提出を済ましているのか分かりにくい
・誰の何月が採用になったのか分かりにくい
・現在の審査状況が分からない

Googleのアンケート機能なんかを活用できないか？と考えていますが、いい意見があれば教えて頂けますか？
よろしくお願いいたします。

Answer 1

シートなんか使わなければいいと思います。

８月_佐藤_改善提案書.xlsx とかで、１ファイル１案件にすればどうでしょう。
つまり、わざわざファイルを開いてシートを確認しなくても、ファイル名だけで分かる体裁にすればいいと思います。
採用なら、８月_佐藤_改善提案書_採用.xlsx として返却する。（単語の並び順は整理の都合に合わせて）

管理側は採用フォルダーを作って採用ファイルを入れていく。フォルダー内を見るだけで誰の何月かを確認出来る。
同様に８月フォルダーを作れば、誰が提出済みなのかはファイル名を見るだけで分かる。
審査状況は、例えば８月フォルダーのアイコンを変えるなどすればいい。

Answer 2

・誰が提出を済ましているのか分かりにくい→名前一覧を別に作成して提出した時点で色が変わる様にするor名前を入力する

・誰の何月が採用になったのか分かりにくい→上記の方法で採用を決める側が名前の色を変える

・現在の審査状況が分からない→上記の方法で色が変わらなかったら審査中とルールを決める