みなさんの職場で効率化のために廃止したことはなんですか？

Question

みなさんの職場で効率化のために廃止したことはなんですか？私の職場は未だに、全員会議、大量の資料、報告用の集計入力(超、複数。なのにその活用がされている形跡はなし。データ取って終わり)

一見直接関係なさそうな社内メールCCが慣例。
やることがどんどん追加されていくのに、減らす、なくす業務がほとんどありません。

このままで大丈夫なのか？と思います。

Answer 1

だめでしょう。

＞やることがどんどん追加されていくのに、減らす、なくす業務がほとんどありません。

減らそうとしない、なくそうとしないだけでしょ？
全員会議だって、全員が活発に意見言い合っているならともかく、単なる報告会なら主催者がききまわればいいだけ。
全員なんていらない。
意見いう人が限られているなら、そもそもいらない。
誰かの雇用のための業務もあるんでしょう。

減らそうとしない、なくそうとしないだけでしょ？

それは今を維持したい意識から。
こうなると外圧以外変化はできない。

DXの時代
どんどん変わるしかない時代に、今を維持しようというのは後退を意味する。
時代は先行くのでそこにとどまり続けるのは、後退になる。
なので、他社とのインタフェースが取れなくなっていってから、変わろうと意識しだすという致命的に遅すぎることになる。
そして、会社が終わる。

Answer 2

>やはり、トップがそうでないと
変わりませんね。

あなたのポジションはどれほどなのでしょうね。

その発想がそもそも間違いなんですね。トップを変えるのは部下なのですから、トップが変わらないと会社は変わらないと考えているのなら、そのままでも良いのでは？

出来ない言い訳にしか思えません。
(あえてキツ目の回答ご容赦下さいね)

私の場合、副本部長からダメ出しを食った物を、無視してやりました。
「出る杭は打たれる」

出るから打たれる。
じゃ出すぎたら？→
物理的に叩けない➡︎結果を出してしまう➡︎評価しか出来なくなる。

そんなやり方をして来ましたね。

どうしても、副本部長の承認が無ければやれない事は、副本部長と本部長を飛ばして、社長に直訴しました。
その時のやり方は、『この提案が却下されたら、私は会社を辞めます。』…と、首を掛けて直訴しました。

あなたに、
それだけの効果が見えていますか？
それだけの効果を保証出来ますか？
それだけの覚悟を持った提案が出来ますか？

私は、プレゼン資料20枚にも及ぶ調査項目の分析や改善方法や、そして一番大切な効果のシミュレーションなどを行い、効果の保証を行いました。
それが首を掛けた保証です。

問題だ問題だと騒ぐだけでは無く、それを【定量化】して、問題を顕在化させなければ、誰も興味さえ示しません。

それをあなたは何ひとつ行っていないからです。全て頭の中で無駄と考えているだけだから。(キツ目の回答ご容赦)

じゃ〜どうすれば良いのか？

出来る事は足下を固めるように、少しずつやれば良い。

>私の職場は未だに、全員会議、大量の資料、報告用の集計入力(超、複数。なのにその活用がされている形跡はなし。データ取って終わり)

職場？
トップは関係ないでしょう。
職場の事なら。
そんな資料を効率的に変えてしまえば？

BeforeとAfterで
実際の状態を定量的に見せてやり、「どちらが良いと思いますか？」…と判断して貰う。

それで無駄の方が良いと言う上司が居れば、必ずあなたはその上司を追い越す事が出来ると思います。
私は、そうして無能な上司に追い付き追い越して来ましたから。

例えば、伝票類の電子データ化による廃止提案
自部門から財務部門に廃止の提案をしたら、税務上伝票は廃止出来ないと、けんもほろろに断られた。
それで諦めるほど私はヤワじゃ無い。

それでどうしたのかと言うと、それから直接税務署に行って相談しました。
勿論全くの他部門のテリトリーなのだが直接相談した結果、昨今は電子データも伝票の代わりには出来るとの回答を得て、財務部門に再交渉したら、財務部門はグーの音も出さず了承。

それで毎月数千枚の手書き伝票による
①伝票代
②手書きの手間(時間)
③税務監査までの保管
④保管期間を過ぎての廃棄処理…など、それらを定量化して毎年数百万円の改善を行いました。
またそれは月や年だけでは無く、3年〜5年間の効果を表すようにして、効果の大きさをアピールします。

コンテナ積載量を30%向上させて数千万円の経費削減とか。(誰も無駄と思っていなかった事を改善)

前述しましたが、それらを全て定量化(金額に表す)して出しますから、誰も無視出来なくなります。

他にもいっぱい有るので書ききれません(具体的に書けないです)が、それらは全て、無駄を無駄と思っていない人達の仕事を改善した物ばかり。

中には、部門を超えた提案も有ります。

ps
>一見直接関係なさそうな社内メールCCが慣例。

これは別に無駄とは考えておりません。必要無い人は見なければ良いだけだし、逆に必要な人に情報が伝わっていなかった場合の損失の方が大きい場合も有るし、資料配布なんて有り得ないから、ccなら取捨選択できるので無駄は無い。

なので我々の場合、
通報として全社員が見なければならない通報DBや、フォーラムとして、関係部署の人が自由にディスカッション出来るDBも有るし、利用者限定(許可制)のDBも有るし、機能別にも分かれています。

なので個人業務の改善では無く、組織としてや会社としての改善や改革をやるべきだと思います。

キツ目の回答になりましたが、もし、あなたに本気の改善や改革が出来る人なら、これを見て発奮してくれる事を期待して終わります。

もし怒り心頭なら、読み飛ばしてください。

Answer 3

毎月開かれる会議で、自分の部の発表は２ヶ月に一回になりました。
資料はＰＤＦ配布。
朝礼は週一回に変更。

Answer 4

業務と逸れますが、バレンタインチョコの配布を廃止しました。
あげる方ももらう方もストレスかなり減りました！