仕事ができない人の対処法 40代男性大卒です。 ①報告・説明が下手 言いたいことが分からない、答えに時間が…

Question

仕事ができない人の対処法
40代男性大卒です。

①報告・説明が下手
言いたいことが分からない、答えに時間がかかる、主語がありません。②新しい業務を1回でできない
指示したことを伝えると1回目は忘れていて、2回目は理解しておらず
3回目はやり方を理解しておらず、4回目でやっと業務をやっているかの確認をしている
細かく教えると、「わかっている。」と言うかか舌打ちをします。
やっていない・できていないと、すみませんと素直に謝ります。（毎回です）

③質問と微妙に違うことを答える
私「A商品を問合せて資料をもらいましたか？」
男性「はい。もらいました。これです。」
男性からエクセルファイルを送ってもらう。中身を確認すると
問い合わせの必要事項を記入するファイル
途中で恐らく違うファイルだと思い、
私「これは違うファイルですよね？資料が欲しいのですが。」
男性「これが資料です。しっかり見てください。」
違うと思いつつ、全部確認する。
私「資料はありませんでした。中身を見ましたか？」
男性「見ていません。」
私「なぜ見ていないのに資料と分かるのですか？」
男性「先方から送られきたファイルがこれだからです。」
私「これは資料請求するための必要記入事項のファイルですよ？資料ではありません」
「中身を確認すれば資料ではないことが分かるはずです。」
男性「中身の内容は分かりません。問合せはしました。」
＊なぜ中身を確認していないのか？を聞いているのですが、いつのまにか
本人の中で、見ていないのだから分かるわけではないという話に変わっています。
、、、

恐らく、問合せをして必要事項を記入して送ってくださいと言われたと思うのですが、
忘れて資料をもらったと思ってしまっている。そこで確認せず思い込みをしてしまう。
さらに確認をしている過程で業務内容が資料をもらうことから、
いつの間にか問合せすることに変わっています。

対処法をご教授お願いします。

Answer 1

>①報告・説明が下手
>言いたいことが分からない、答えに時間がかかる、主語がありません。

②③の指摘のように，具体例が無いので，とても回答しにくく，
一般的・抽象的な回答になること，御容赦ください。

会話している双方が，話題そのものや使っている言葉などについて，
意図にズレがあると，このように感じることがよくあります。

「話し手」が何のことについて話しているのか明らかだ
と“思っている”場合，
主語が無い会話になるのは（特に日本語では）
ごく自然なことです。

話し手が何か話すのは，何かを伝える意図があります。
聞き手はその意図を探るべく，相手の発する音声を
ただ耳で受けるのではなく，適度に質問を返します。
普通は，話し手もまた，その質問に応じて，
より伝わりやすく話そうとします。
それが一般的な会話というものであり，
この『相互作用』で意図の共有を図ります。

＊

>②新しい業務を1回でできない

新しい業務のような，
ある程度（いや，かなり）重要な指示なのだから，
今やっている別の作業を中断させてでも
（あるいは，その作業が終わるのを待ってでも）
指示を聞くことに集中させるべきだと思います。
そしてメモをとらせるべきだと思います。

さらに，指示について何か質問が無いか聞くべきですし，
後になってからでも分からないことがあれば，
すぐ質問するよう指示をしたときに言うべきです。

なにより，「新しい業務」のような内容は，
音声言語のみ（あるいは，文書による文字言語のみ）で
指示すること自体とてもとても無理があると思います。

実際に手本をやってみせるとか，
横について指示を出しながら相手にやらせるとか。
最低でも，文字や図示をしながら同時に音声言語でも
説明すべきでしょう。
そして，どのような意図や目的に基づいて，
どのように動きをすべきか，
『具体的なイメージができるように』説明しないと
無理だと思います。
（あるいは，目的という枠が分かってると，
途中で何らかのトラブルや想定外なことがあっても
目的を大きく外す行動がある程度防げます。）

＊

>③質問と微妙に違うことを答える

「A商品を問合せて資料をもらいましたか？」

一度に連続して2つのことを指示しているのにお気づきですかね？
（文字の状態で言えば，1つの文で2つの指示をしている。）
まさに指示の仕方として，あまり良くない典型例だと思います。

しかも「資料」とは何の資料なのか，具体性が非常に乏しい。
質問した方は『商品そのものについて説明がある資料』と
思ってるようですが，指示（文面）をストレートに読めば，
「A商品を『問合せ』て，『何らかの』資料をもらえばOK」
と十二分に解釈できます。

それゆえに
>「中身を確認すれば資料ではないことが分かるはずです。」
>「中身の内容は分かりません。問合せはしました。」
という

『「資料」という言葉のもつ意図にズレが生じた』

のです。

war********さんは，この意図のズレに最後まで
気付かれてないために，
>恐らく〜忘れて資料をもらったと思ってしまっている。
とか
>資料をもらうことから、いつの間にか問合せすることに
>変わっています。
という思考に“凝り固まって”いるのです。

このズレが生じないための解決策はお分かりでしょうか？

「A商品について詳しく知りたい。○○社に問い合わせてほしい。
そして，この商品の資料を取り寄せてほしい。」と，
・2つの『指示を区別する』こと。
・先方の名称や，どんな資料か『具体的な指示』をすること
・『指示を出した意図』を添えること
です。

もっとも，この事例の場合，
「A商品そのものの資料」が欲しい旨を先方に伝えたのでしょうが，
先方はその前段である「問い合わせのための資料」を送付してます。
業界では，先に問い合わせ資料を送付し，それで改めて資料請求を
することが，慣例で当たり前のことなのかもしれません。
しかし，新しい業務が与えられるような慣れてない立場の人に，
このような『慣例を前提にした対応』がなされれば，
今回のような事態が起こりうると思います。
したがって
『よく分かっている人こそが，自身の常識や
慣例にとらわれすぎず，柔軟に対応できた方が良い』
ように思います。

＊

>対処法をご教授お願いします。

まとめると，
(1)会話は，互いの意図を確認しあって成り立つ『相互作用』だという
自覚を持つこと。当然，相手の状況や立場を思いやって伝えることが
必要になります。
(2)何かをしている最中に指示しない。
(3)メモをとらせる，話だけではなく文字や図示でも指示する。
（これで指示したことを記録として残す）
(4)一度に連続して複数の指示しない。一つ一つ区切って指示する。
(5)指示は具体的なイメージが持てるように工夫する
（やってみせる，指示しながらやらせてみる，図示する，など）
(6)自身が身を置く世界の慣例や，自身が用いた言葉の意図は，
誰にもどんな場合にも通用するとは限らないと留意すること。

なお，他の方は発達障害等の示唆をなさっています。
しかし，このような診断がある方
（あるいは，障害の疑われる方）に対しても，
結局はここで述べたような対応が効果的なことが多いです。

また，日頃より自身の業務に対して，
意図や目的を重視して取り組むと，
他の人に指示する際にも，
自然とその意図や目的が添えざるを得なくなる
ような気もします。

Answer 2

アスペルガーなどの発達障害はないでしょうか
勉強は出来る人が多いのですが、対応に柔軟さが無く、
思い込みが激しかったりです

クレペリンなど、適性検査などは受けさせましたか？
そんなでも独特な結果が出るので、分かると思いますが

Answer 3

多分発達障害の一つのADHD（注意多動欠陥）の傾向が強い方だと思われます。
あくまで素人の意見です。
基本的には脳の機能の問題なのでどうしようもありません。

本人が自覚していれば、それに対する対応ができますが、無自覚だとどうしようもありません。
発達障害はここ１０年でかなりのことが分かってきた、人間の特性です。
仕事内容に向き不向きがどうしても出ます。
最近大人の発達障害も注目されています。
一度、専門サイトを見てみることをお勧めします。

Answer 4

過去の私の直属の部下にも、たくさんそういう職員がいましたよ！！
はじめは、多めに見て、観察して改善、努力するようにやさしく指導していましたが、最終的には諦めました。

もちろん、私もできうる限りの指導はしましたが、努力のかいなく、私の方が異動しました。

人事課の採用面接にも、人間がする以上限界があるし、絶対◎の人間だという保証などありませんから、最後は諦めるしかありませんね！！

ちなみに、その職員はアルバイトの補助と来客の窓口案内をしてもらっていました。

一般事務処理はミスだらけで、時間の無駄というより、訂正する時間がもったいないからです！！

でも、ご本人は悪いとか恥ずかしいとか全く思っていなかったようで、たまに部下に休憩時間などに差し入れを配ると、ありがとうございますと言って、にこにこして、パクパクとおいしそうに食べていました。

これって、天然なんでしょうね！？

人事課も確実に２年から３年で異動させていますが、首にはできないので、本当に大変だったことを覚えています。

ただ、反抗的なタイプではなかったことは幸いだったと思います。