勤務先で庶務全般を担当している方へ質問です。 会社へ届く書留郵便類に関し、全て記録を取り、 該当部署に受取りサインを…

Question

勤務先で庶務全般を担当している方へ質問です。
会社へ届く書留郵便類に関し、全て記録を取り、
該当部署に受取りサインを求めていますか？

自分の勤務先では、普通郵便の発送及び受取については、一切の記録を残していません。
書留類の発送は、追跡番号が書かれた郵便局の複写式(控)の紙を保存のみしています。
書留類の受取りについては、経理財務系の領収書やお金に関わるものは差出人を記録し、該当部署へ受取サインをもらいますが、他の部署宛のものは記録を取る必要があるのか、と疑問に思い質問しました。

記録を残すのも、受け取った、受け取っていない、の論争を無くす為だと思いますが、元々普通郵便は記録を取っていないのだから、金銭に関わるもの以外は、普通郵便と同じ扱いにしても良いのではないか、と思いました。

書留郵便の量は１日約40〜60通です。

Answer 1

書留には金銭じたいは入っていませんが、重要な書類が入っていることがあり、
後に他の会社や顧客などから「送った」「届いていない」などのトラブルがあっても困るので、
いつ誰から何処へ書留が来たかの記録は残したほうが良いと思います

役所関係は通常郵便物以外は全て記録を残していますので、
私も最初は「ずいぶん面倒なことを。役所って暇なのね」くらいに考えていましたが、
おかげで助かることがこちらの業務上何度かありました（私は役所勤務ではないです）