未経験からの庶務の仕事はどのように進めていけばいいのでしょうか？

Question

未経験からの庶務の仕事はどのように進めていけばいいのでしょうか？こんにちは ２４歳 女 社会人です
新卒での就職活動に失敗しフリーターをしながらパソコンの基本的な資格を取り就職活動を続けた結果三ヶ月前から関東圏の地元で機器メーカー（東京に本社がある）の小さな営業所で働きはじめました
職種としては一般事務で営業事務と庶務的な部分を担当しています
７０代の所長を筆頭に営業さんが3名（全員男性で本社からの単身赴任）、事務職の先輩は４０代の女性の先輩が１人です
他のデータ打ちこみの６０代のパートさんが１人だけです
しかし女性の先輩は営業さんがあまりにも業務で営業所を留守にするうちに内勤営業のようになってしまい結果一般事務として私の採用が決まったようです
正直アルバイト経験から営業事務的な作業の方や備品の発注、小口清算の方が話が理解でき作業のミスが少ないです
逆に庶務（社内規定の改正に伴う業務の見直し、有給申請や勤怠関係における本社とのやりとり）にミスが多いと言うか・・・仕事の進め方がわかりません・・・・
おそらく今までは誰かに管理してもらったりしていた部分なので抜けてしまうのだと思います
女性の先輩からは大まかな仕事は教えていただいたのですが「私には引き継ぎなんてなかったし庶務くらい常識だから自分で仕事を作っていけるよね？」と言われました
そのとおりだとは思うのですがなかなかうまくいきません
やっと見つかった仕事で人間関係も良くこのまま勤め続けていきたい気持ちが強いです
似たような経験をお持ちの方はどのように工夫されてこのような業務を続けていきましたか？
アドバイスがもらえると嬉しいです

Answer 1

なんつうか、こういう自分は引継ぎされてないからあなたも自力で
覚えなさいよっていうのが見えるんですよねぇ。私からすると。
一言でいうとコスい！って思います。
自分で苦労した分、人にもそれを背負わせるって匂いがプンプンして
いやですねぇ。
職人じゃないんだから。こういうのがあるから日本の生産性は低いんだよ！
なんて思いますねぇ。
あ、個人的な恨みを書いてしまいましたが（苦笑）

私はこういう手合いに散々あってきましたが、とにかく分析します。
過去の書類をひっくり返して一定のルールを探しました。
事務所の鍵は社員みんなが持っていたのでそれがわかるまでは休日出勤して。
(無給でしたけどね）
私の場合はそれを統括していて聞けるところがなかったので。
でも質問者さまは本社があるんですよね。
漠然とした質問では相手も聞かれても分からないと思いますので、疑問点をノートに
書き出しておくのがいいと思います。どの段階で処理することなのか、どこで
つまづいたのかなど。。。
毎日していることをノートにとり、月間のスケジュールを作ったところに
記録していく。過去のデータを洗い、その時に何をしていたのかを
すべて書き出すようにします
そうすると一覧にだいたい仕事の仕事の流れが見えてくるようになりますし、
細かい疑問点は聞くことができます。
以前こういう風にしていましたが、それはこういうことですか？って聞きます。
仕事って聞く前に自分でよく調べずに質問すると、まず自分で考えてみろよって
なりますから。何がわからないか先回りして教えてくれるほど親切な人もそう
いないですし。
勤怠管理でもそうだと思いますが、検算は必ず必要になります。
どこかの日数と他の日数と必ず一致します。その法則をみつけてしまえば
その日数や時間の確認だけで間違いに気づきますが、それをわからないでいると
表を入力したままで確認をしないことになるのでミスにつながります。
最初のうちはサンプルを作りマーカーでココとコレは一致する。と自分に
わかるようにしておくことが肝心です。

相手が教え方がヘタで、しかも自分が漠然と仕事をしていると流れがさっぱり
わかりません。
時系列に仕事を並べてみると仕事内容が整理されてくるかと思いますよ。
自分が覚えるときはみんなノートにとるはずなのにそれを後任には引き継がない
んですよね～。あ～ケチくさい。あ、またもや個人的な恨みがでてしまいましたが。

頑張って下さいね！

Answer 2

冷たい事を言っていいですか？貴方は誰とやり取りして躓いているのですか。
その所理解しないと何時迄も躓いたままです。
本社とやり取りしているのですから、やり取り当事者の本社の担当に聞くのが一番正確です。それを理解しないと何時迄もミスはなくなりません。
給与は本社で計算しているのでしょう。人事も本社です。管理しているのは本社なんです。
営業所からそれを上げるのは貴方の役目ではないですか。何の為に遣っているか一度考える事です。