ISOの文書保管に関して質問です。 一度、紙媒体として出力、承認され原本として使用された帳票類を保管時にスキャニングし…

Question

ISOの文書保管に関して質問です。
一度、紙媒体として出力、承認され原本として使用された帳票類を保管時にスキャニングして電子文書として保管することは
要求事項に合致するのでしょうか省スペース、閲覧のしやすさからいけば電子文書のほうが良いにきまっているのでしょうが
一度原本として使用されたものを電子媒体に移しそれを原本とするのははたして・・・
弊社の規定を直すのは用意ですが、ISOの要求事項に合致していないとなるとまずいので
自分なりに規格を読み返してみるのですがどうにも判断できません

Answer 1

規格票を読み返しているとのことですが、それならISO9001/ISO14001規格票に「原本」などという単語は一切出てこないことはお分かりのはずです。つまり、何をもって「原本」とするかは貴社の自由です。
そもそも、どれが「原本」かを特定しなければならないという要求事項自体がありません。また、承認には承認印が必要という要求事項もありません。貴社の好きなようにすればいいということになります。
具体的には、サーバに登録された文書・帳票を使用するルールにして、それを徹底すればいいだけだと思います。承認印など不要です。誰でも自由に登録・更新できるのなら問題ですが、普通はしかるべき権限を持った人が登録・更新することになっているはずです。それが承認の証です。