大学の非常勤職員として事務の仕事をして、3ヶ月になります。 以下の私のやり方は一般常識として間違っていたでしょうか。 …

Question

大学の非常勤職員として事務の仕事をして、3ヶ月になります。
以下の私のやり方は一般常識として間違っていたでしょうか。
皆さんのご意見をよろしくお願いいたします。大学の一施設の庶務業務を担当しています。
建物が大学構内から外れた位置にあるため、セコムを契約しています。
セコムには建物内の各部屋の鍵を2個ずつ預けているそうなのですが、
今年に入ってから、１つの部屋の鍵が、セコムに預けている鍵と違うということが判明しました。

以前からいる事務職員の人に聞くと、「そういえば、鍵を変えた」ということを言われました。
上司（教授）に以上のことを報告し、では、合鍵を作って、セコムに渡しましょうということで、
鍵を取りつけてくれた、工務店に連絡をしました。

その電話のとき、私が「セコムに鍵を渡さなければいけないので、合鍵を2個作成お願いしたい」
と話しているときに、
隣で聞いていた、もう一人の事務職員さんが、「ちょっと！ ちょっと！」と呼ぶので、
電話を保留して「はい？」と言うと、
「外部の人にそこまで内情話す必要はないと思うんですけど。
ただ単に、「合鍵2個作成お願いします」でいいんじゃないですか？」と指摘を受けました。

皆さんなら、そうされますか？
私は余計なことまで、ベラベラしゃべってしまったのでしょうか。。。

ちなみに、私は、今の職場では新人ですが、
社会人経験は17年あります。
なのに、こんなに世間知らずなのかと、何となく、ショック…(^_^;)

Answer 1

非常識ではないです。
もう一人の事務員さんは「セコムと契約していること＝職場の機密」
と考えているからそのようなことを言ったのだと思いますが、
セコムと契約すればステッカーなどで一目瞭然ですから機密でも
なんでもありません。

でも、積極的に言わねばならない理由でもないですね。
まあ目くじら立てるほどのことではないです。

それよりも大事なことは、今後は鍵を交換したらセコムにも合鍵を渡すのを
業務手順に入れておくことでしょう。
相方事務員はそのことを忘れていたわけで、今回の問題をすりかえてます。
他人の仕事には評価が厳しいが自分には甘い方なのでしょう。
そう思って今後の業務にあたればよろしいかと。

Answer 2

その程度の情報なら、工務店の人が悪用するようなことはまずないと思いますが、確かに必要のないことまで喋っているとは思います。
合鍵を作製しなければならない理由なんて工務店には何も関係ありませんし、聞かれた場合にのみ言えばいいような内容ですね。
今回は全然大したことない話ですが、言わなくてもいいことは言わないようにした方がいいと思います。
普段からそういう癖を付けておいた方が、うっかり重大な秘密を漏らすようなことにならないでしょう。

ただ、もう一人の事務員さんも、電話の最中に保留にさせてまで言う程のことでもないと思いますけどね。

Answer 3

学校は、いろいろと機密情報が多く、気をつけなければならない職場ではあります。

「そこまでも・・」と思うときもありますが、日ごろから、それくらい注意しながら業務をしておいたほうがよいと思います。

セコムの件は、ただ単にひとつの例だと思いますが、私も「セコム・・・・」という前置きは言いません。