内定辞退 手紙

Question

内定辞退 手紙失礼します。

先ほど、内定辞退の電話をしました。
手紙も出そうと思いますが、どのような形式でどういう発送方法か、などわからないことがたくさんあります。

また、内定の際貰った内定証明書？も、封筒の中に入れるべきでしょうか。

すいませんが、お答えよろしくお願いします。

Answer 1

こんにちは、元採用担当者です。

私のいた企業では内定辞退の場合には必ず手紙で連絡をしてもらいました。
理由は電話連絡だけの場合、下記のようなトラブルを避けるためです。
■後になって「言った、言わない」なんてことがないように
■ないとは思うが、本人以外の別人が「辞退します」と嫌がらせをする
■私たちの手違いで辞退の連絡が採用担当者に伝わらない
などなど

本人確認の意味を含め、企業から送ったものは全て手紙と一緒に同封してもらいました。その際に内定（証明）書は必須でした。（無くした、捨てたという学生さんもたまにいましたけどね(^_^;)）

手紙の文面は以下のような項目が入っていれば書式、文面などは自由にしていました。
■辞退（電話）の日付
■氏名
■大学、学部、学科名
■内定辞退（という文字、若しくは内容）

長々と書きましたが結論として・・・
■手紙は催促されていないので必ずしも出す必要はありません。
■とはいえ、マナーとして出す事をお薦めします。
■内定（証明）書は指定されていないので同封する必要はありません。
記念（？）に保管しておいたらどうですか
■発送は封書で郵送（※速達などにする必要はありません）
■メール、葉書はNG
■文面は他の方の回答にいい例文がありましたね！！
■封書の裏書き（貴方の住所、氏名、大学名）も忘れずに

以上、参考にして下さい。

Answer 2

先にお電話したのなら、あえてお手紙は必要ないと思いますが
これから社会人としてきちんとしたマナーを身につけるうえでも
出された方がいいかもしれませんね。

例文

-----------------------------------平成○○年○○月○○日
○○○○株式会社
人事部人事担当○○様
-----------------------------------東京都○○区○○□－□－□
--------------------------------------------○○○○(名前）

拝啓 時下ますますご発展のこととお喜び申し上げます。

さて、先日は早々と内定の通知をいただきまして、誠にありがとう
ございました。
このような光栄をいただいておきながら誠に恐縮ではございますが、
先にもお伝えしたとおり、都合により内定を辞退させていただき
たいと存じます。
○○様はじめ御社の採用ご担当者の方々には大変お世話になっておきながら
ご期待を裏切る結果となり誠に心苦しい限りではありますが、どうか
ご理解ください。
末筆ではありますが、御社のますますのご発展を心より祈り申し上げます。

----------------------------------------------------敬具

内容証明書の返却は必要ないかと。

ご参考までに。。。。。

Answer 3

電話して先方も了承したのなら、それ以上はそこまでしなくても大丈夫ですよ。
会社の方もあてが外れたら次の採用予定者に頭切り替えてると思います。