事務職を効率的にこなすためのアドバイスは、ございますか？

Question

事務職を効率的にこなすためのアドバイスは、ございますか？私はまだ３ヶ月しか働いていない新入社員なので、
事務職を長くされている方の、知恵を知りたいです。
些細なことでも結構です、よろしくお願いいたします。
また、メモはリングノートなどを購入したほうがよいのでしょうか？
私は、いらない紙を切ってメモを作っています。

ご回答よろしくお願いいたします。

Answer 1

メモは、できればノートを使ってください。

仕事を教えてもらったとき、訳もわからないままでいいので
とにかく順番を細かく書いておき、そのノートさえみれば先輩がいなくても
自分でやり方を思い出せるようにします。
マニュアルには、すべて業務内容に応じた「タイトル」をつけておきましょう。

（例： ファイリング業務マニュアル １）納品書を○○支店分と××分に仕分けする ２）日付ごとに並べる（日付が若いものが下になるよう重ねる） ３）印鑑がないものは○○に束ねてあとで電話して確認する。電話番号は・・・・・・・）

それから数日して、２回目に同じ作業について教えてもらったときには、そのノートに書きもらしていた部分を
埋めていくように、書き加えていきます。
最初に教えてもらった時には気がつかなかったけど、２回目に教えてもらったときは
余裕が出来ているので、さらに細かい部分に気がつきますから、そこをメモで埋めていきます。

1ヶ月くらいして、そのマニュアルノートを読んだとき
書いていたときには「なぜ、それをしなくてはいけないのか」「なぜ、それを最初にやる必要があるのか」などが
全くわからなかったことでも
点と点が線でつながりますから「そうか、最後に○○だから、最初にこれをやっておく必要があったんだ」と
自分の書いたマニュアルの意味がわかるようになっています。

マニュアルノートは一回聞いただけで完璧なものにするのは、よほどのキャリアある人でなければ
不可能です。
最初は全力でノートに書き込み作業をしても、それでも２回目にひとりでやろうとしたら、わからない箇所が
出てくるのが普通ですから、とにかく細かくしっかり書いておくことです。

慣れてきたら「書かなくてもわかること」「書いておいたほうがいいこと」の聞き分けがつくようになってきます。
そうなれば、要点だけ書いておくようなスタイルに変えていいと思います。

また月刊スケジュールも作っておくといいでしょう。

カレンダーをノートに大きく書き
その日付までに終わらせる仕事や、提出日などを書き込んでおきます。

一人で仕事を任されるようになれば、そのノートを見れば
何をいつまでに（締め時間があれば時間も）終わらせればいい というのがわかるように細かく書いておきます。

先輩方のほとんどが、カレンダーが頭に入った状態で仕事をしており
自分が休暇をとる場合や、前日が忙しくて目標の仕事ができなかった場合に
頭の中のカレンダースケジュールを組み替えながら、月間スケジュールを更新して仕事をしていると思います。

慣れるまではとにかく、ノートに書いてやっていけば
そのうち、回数を重ねていくうちにノートを見なくてもどんどんやれるようになってくると思いますよ。
とにかく「同じ間違いをしない」「習ったのに、（それを忘れて）習っていないわ！と勘違いしない」ことが前提の
ノートづくりです。

Answer 2

メモも必要ですが、ノートタイプも必要だと思います。なくならないし、気がついた事をなんでも書いたらいいと思います。仕事の流れがつかめるまでは効率的には無理なので、まずは回りの人に好かれるような人になる事です。素直さとまじめさで仕事をすればよい結果がでると思いますよ。