多忙すぎて仕事がこなせきれません

Question

多忙すぎて仕事がこなせきれません休み無しのフル稼働の工場で、ひとつのグループのリーダー職をしています。

夜勤帯の時はまだマシなのですが、平日の昼勤務をしていると多忙過ぎて仕事がこなせない&内容自体を忘れてしまう事が稀にあり、どう改善していけばよいのかわからなくて困っています。

PHSを持っているんですが、電話がかかってくる事が多く、処理しきれないうちに次々と電話がかかってきます。

簡単な内容であればメモをとればいいのですが、電話内容の対応をお願いするのに他のメンバーに電話をかけようと瞬間までにもかかってきますし（メモするより電話かけた方がはやいのでこの場合メモとらない）、重いトラブルがあるとメモする間もなく自分が移動する必要があります。
会社の規則で歩行中の電話は禁止されているのですが、この移動の最中にもばんばん電話はかかってきます。もちろん優先順位をつけて、後でかけ直すのですいませんと言って電話を切ることもしますが、後になるとかかってきたことすら忘れてしまいます。
休憩時間中もこんな感じで全く気が休まらず、リフレッシュどころかストレスが溜まります。

仕事が終わるまでゆっくり構えれたらいいのですが、フル稼働のため時間になると次の班が出社してきて、引継ぎも必要なので昼勤務の間は絶えずバタバタして余裕がありません。

この前もやり忘れた内容があって、夜中の2時に電話かけました。。。

この様な状況で、仕事をこなしていく&忘れない様にする為には、何か方法はあるでしょうか？
性格的にじっくりと物事を考えていくタイプだと思います。

他のメンバーですが能力的に良くも悪くもない感じです、人間関係は全く問題なく一応頼りにしている人もいます（派遣会社から来られている方なのですが＞＜）

Answer 1

耳タコかもしれませんが、「優先順位」をつけることです。

電話がかかってきたら、「メモをとりますので、お待ちくださいね」と相手を落ち着かせ、自分も落ち着き、そして必ずメモをします。
どんなに忙しくても、これを欠かしてはいけません。
メモは、ノートではなく、一枚ずつ切り離すことのできるメモ帳がいいです。
あるいは、不要紙を適当なサイズに切り、クリップで留めておくだけでもいいです。

メモは片っぱしから「未決箱」（作ってね）に放り込み、常にその中の優先順位の高いものから処理します。
また、優先順位が低くても、すぐにカタがつくようなものを、先に処理します。

電話は、かかってきたら常にすぐにでなくてもいいです。
すくなくとも、さっきかかってきた電話の処理（きちんとメモを仕上げるとか、その件について、誰かに指示をする、など）が済むまでは放置しておきましょう。「話し中」にしておくのも手です。

あとは、できるなら、会社に改善をお願いしましょう。
工場の様子がわからないので、なにがよりベターかわかりませんが、たとえば、インカムやトランシーバーの導入とか、構内放送の設備の整備でも構いません。
簡単なことなら、それで指示すれば済むのかもしれません。
性能がそれほど高くないトランシーバー（到達距離が限られる）なら、ポケットマネーでも十分買えますし、それで少しでも状況が改善できるような環境であれば、僕なら自分で買いますね。

また、サブリーダーの制度などはないのでしょうか？
人に任せるべきことを任せてしまう、というのも徐々に進めて行きましょう。

また、定着するまでは、余計に大変だとは思いますが、部下の教育にも徐々に力を入れましょうよ。
「この程度のことは報告しなくてよい」「この程度のことは自分で判断しろ。そして解決できないときだけ報告しろ」などなど。

世間の人は、そうしています。
そして、「解決できませんでした」と報告があがった段階で、「なんでもっと早く報告しないんだ」と叱られたりします。で、「うちの上司は言うことがコロコロかわる」などと嘆かれるわけですが、こういうことが日常茶飯起こっているということは、一般的には部下に任せていることがたくさんある、ということの証左でもあるわけです。

ところで、フル稼働の工場ということですが、食事時間中は一斉にラインが止まるとか、そういうこともなく、延々と交代で稼働しているのでしょうね。だとしたら、せめて食事休憩のときだけは、その頼りにしている人に任せて、自分は電源を落としておくくらいのことをしてもいいのではないかと思いますが、いかがでしょうか？ あるいは、会社から貸与されている業務用のPHSでしたら、デスクにおいといて、頼りにしている方に出てもらう、とかですね。

Answer 2

はっきり言って、あなたはおひとよしです。電話ほど自分の1日のスケジュールを邪魔するものはありません。まずは、電話の内容は何かを掌握してください。内容をまとめれば、きっと同じような質問が出てきますので、対応マニュアルを作成して、それに従うよう指示してください。不都合があれば修正していけばよいことです。また、長くしゃべりすぎではありませんか？電話は、1分です。用件が手短に言えない人は、言えるようにトレーニングさせます。また、あなたが、しゃべりすぎなら、要点を話すのみにします。