電話応対 不動産屋の事務を一人でしていますが、電話応対が嫌で嫌でたまりません。社長と奥さんと事務員の私だけで、電話…

Question

電話応対

不動産屋の事務を一人でしていますが、電話応対が嫌で嫌でたまりません。社長と奥さんと事務員の私だけで、電話は私が率先して取らないといけませんし、自分がかける事も多いです。私は理解力が無いので、「これ（内容）を相手に伝えろ」を指示されても、なかなか理解できません。社長も私が理解できるまで待つはずも無く、そのままの状態で言ったらしどろもどろ、焦った喋り方になり、自分でも訳が分からない状態になります。電話を切った後、必ず怒られます。

理解力に欠ける事、応用力が無いこと等から、アスペルガーの症状がある（検査はしていません）と医者に言われましたが、アスペルガーだとしても、結局は同じことの繰り返しをして仕事は覚えていくから、仕事は辞めたら駄目だといわれました。

電話応対が億劫で億劫でたまりません。電話を極力避けたいと思っていてFAXで連絡を出来る時にはします。
私が電話に対して苦手意識を持っていることを社長は分かっているので、余計に「訓練しないと出来ない」と言い、電話をさせます。

電話応対で仕事が嫌になる私は甘いのでしょうか・・・

Answer 1

あなたは色々と大変ですね。

でも、それを乗り越えさせようと社長さんも必死ですね。

電話の対応、私も苦手なんですが

用件が理解抱きなかった場合は、相手に対し

もう一度お願いできますか？と言いましょう。

ゆっくり、メモを取りながら、落ち着いてききましょうね。

・・・そう、絶対仕事は辞めないでくださいね。

応援しています。

Answer 2

接客業、電話応対業務、どちらも経験しました。

結論から言うとどちらも対客との会話ですが、圧倒的に『電話応対』の方が難しいんです。
なぜか？それは『表情』がないからです。
相手の顔を見て目や口振り、表情を観察しながら対応する接客より、ワンランク難しさが際立ちます。
が、逆に言えば『顔が見えない』ので、電話の向こうで相手がどんなに怒鳴ろうとも『誠に申し訳ありません』と言いながらも手元では別の仕事に取り掛かっていたりするんですが。

理解力がない、ということはないと思いますね。
消化する速さなどは個人によって違いますが、慣れれば似たような作業の派生なわけですから、気がつけばスルッと出来るようになると思いますよ。パン屋さんがパン関係しか作らないことと同じで、いきなり『ラーメン作れ』とか言われないことと同じです。
慣れって大事です。同じくらい、今の初心な気持ちも大事ですけどね！

・電話応対のポイントは、まず掛ける前に必要なことを順序立てて（メモに箇条書き）をして用意しておくこと。
（不安な場合は社長に『この要件を伝えればいいんですよね？』とメモを見せながら確認してもらいましょう。こんな物を用意するのか、と言われたら『頑張りたいから、まず慣れるためにやってみようと…』と言えば、きっと応援してくれるはず！頑張る子に嫌な顔をする上司はいません）

・実際に電話を掛けたら、メモを見ながら（横にノートでも置いておく）要件を伝える。相手の言葉はノートに控える癖をつけましょう。

・相手の方に『以上が本日のお電話のご用件だったのですが、何かご不明な点はございますか？』と伺う。もし即答できないことを言われた場合、保留にするよりは改めて掛け直す方が最初はいいでしょう。（保留できるのは精々一分未満。それ以上は相手が苛立ちます）

・相手に何か言伝を頂いたのなら内容をノートを見ながら反復して、意見の食い違いがないか確認しましょう。

・失礼いたします、と結んで終了！

質問文にＦＡＸならＯＫ、という趣旨の言葉がありましたが、ＦＡＸで用件を伝えることが出来るなら別に呑み込みが悪いとかいうわけじゃないと思うんですよね。本当に理解力がない人は用紙に書きだすことも出来ないと思いますし。
少なくとも質問者様の頭の中では、用件を整理することは出来てるんですよ。それに少し時間が掛かってしまって、余計に焦ってしまって…と負のスパイラルに陥ってるんじゃないかな、と思います。
ＦＡＸに書きだすことをメモに書きだして、声に出して言う。ただ電話応対だとイレギュラーな事態や臨機応変な切り返しが必要だから、余計に苦手意識が出るのかな、と。ただこれは慣れですし、今のご時世、どこの会社に就職しても女性は電話応対係は回って来ます。

私も電話応対で客に何度も泣かされてますから、辛い気持ちはよく分かります！
でも、そうやって頑張らせようとしてくれる社長さんがいるのは逆にありがたいですよ。使えない、と首を切られたりすることを考えれば人情ある話じゃないですか。と、前向きに考えてもう少し頑張ってみましょう。勿体ないですよ、きっと質問者様は結果を出せるんじゃないかな、と思います。

人間、誰だって最初から出来るわけじゃないんですよ。わたしも落ちこぼれで入社して、いっぱい失敗して、上司に庇ってもらったり叱咤激励してもらって、何とか普通に応対できるようになりましたから。

家で家族や友達相手に練習するのも楽しいですよ。私も何回練習したことか（笑）。

Answer 3

こんにちは。はじめまして
私は、今、社会人として、企業で、働いている。ＯＬです。
仕事のキャリア（経験）があります。私の新人研修の時を思い出しました。
電話応対、研修で練習して、出来ずに泣いておりました。
なぜ、電話応対が苦手なのか？
電話応対の仕事に、逆に、興味や積極的な見方を変えて
みませんか？電話応対の仕事に、関心（かんしん）を持とうという見方を変えてみる。
苦手とは、技量（ぎりょう）や能力（のうりょく）の問題では、ないのです。気持ちの持ち方なのである。
だったら、早く気持ちを切り替えたほうがいいのではないか？
そして、「苦手で苦しむ」を、得意（とくい）で、楽しい。」して、
逆転して生きようではないか。
いったん、「苦手だ」と思い込んでしまうと、とかく平常心（へいじょうしん）を失なってしまうことがある。
意識そのものを変える事が大切なのである。
苦手意識を持たないで、どうしたら、電話応対が出来るか？
1、得意なものに目をつけること。そうしたら、いいこと、いい変化が起こる。
「苦手でも！」と立ち向かう。苦手意識は、減少（げんしょう）する。
逃げれば、逃げるほど、苦手意識は増えました。
２、苦手意識は、「誰もが認める成果（せいか）を出さないを残さなければ、ならない。」という思い込みである事が多い。
3、普通、人は何かを頼む時、最初から、過大（かだい）な要求をするしないものだ。
それを誤解（ごかい）して、自分に自分に過大な要求（ようきゅう）をする事が、苦手意識につながる。
4．つまり、他人の満足（まんぞく）や他人の評価を気にしない。
5、他人の評価（ひょうか）を気にしずぎるのは、見えない敵（てき）と戦（たたか）うようなもの。
とてもつらいし、勝ち目もほとんどない。

解決（かいけつ）方法は、
1、電話応対の仕事が、自分自身が「面白いと思う事。」
2．自分自身が関心（かんしん）を持っている事を他人、第3者、両親、友人、親戚、会社の人、上司、同僚、部下、など
誰でもいいので、関心することを勇気を出して、言ってみる。書いたする。ことが面白いと思うことがいい。
3、不思議な事に、自分自身が面白いと思う事を誰かに一生懸命、話すと人にもその面白さが伝わるので。
4．誰かに面白さを伝える事が出来ない場合は、書いてみる。
5、「より面白さ」を正確に書いてみる、誰かに言ってみる。
6、「面白いですよ。」と思う気持ちになってみる。思うと熱意が伝わる。相手の心を動かす。
7、そうしたら、「よし！電話応対を頑張ってみよう！！」という気持ちに切り替える事が出来ます。
こうして、私は、「どうせ、相手から、興味を持ってくれないだろう」という意識から、
ずっと楽になる事が出来ました。
最後に、まずは、やってみてから、それから、1つずつ、あせらず、あきらめず、出来るように、努力する事です。
やってみれば、「電話応対」が、出来るように、なります。
最初から、「電話応対」が出来る人は、いません。

Answer 4

やっぱり訓練が大事です。

一般的なビジネスマナーの本なら、「模範的な電話応対の仕方」は必ず載ってます。
財団法人実務技能検定協会（秘書検定やってるとこ）のビジネス電話検定に挑戦してみるのもいいかもしれません。（問題集などを買って練習するだけでも、効果あるかも）
ハローワークや自治体・公共団体によっては「テレフォンオペレーターになるためのセミナー」を開催してる場合もあるので、参加したら良い実践練習になると思います。

お役に立てなかったら、ごめんなさい。