会議などの書記が昔からもの凄く苦手で、相手の言ったことを書いている間にどんどん遅れが生じ、半分程度しか書けない事もありま…

Question

会議などの書記が昔からもの凄く苦手で、相手の言ったことを書いている間にどんどん遅れが生じ、半分程度しか書けない事もあります。後から記憶を辿って纏めることができれば良いのですが、なかなかそんな記憶力もなく、結局まともに書記を務めることができません。

早口の人やきつい口調などの人も居たりして、なかなか難しいです。

書記を務める上で、そのコツや速記の裏技など、御存知の方や得意とする方が居れば、教えていただけませんか？

Answer 1

１
「速記」という話が出たので、それに関連して、あなたが根本的に聞き書きが得意ではないということでしたら、国語が得意な人たちが考え出すコツとかノウハウみたいなものに飛びついても、根本的な解決にはならないのではないでしょうか。
今ならばAIなどで解決するという方途もあるかもしれませんが、御自分の能力を上げて解決したいわけですよね。
このようなお悩みをお持ちなら、速記を勉強をしてみてはどうですか。国語力を高めるツールとして「速記」という技能は有効だと考えます。

２
速記は、まず速記符号（速記文字）という記号を覚えますが、それはまさに日本語のパーツでして、日本語はどうやって組み合わせられているのか、速記符号によって母語である日本語の構造を習えます。
符号をある程度習得したら、音声を聞きながら、速記符号を使って音声を書き取ることをするわけですが、書き取った速記符号を読み返したり、原稿用紙に書くことは日本語の練習になります。読み返しは日本語のしゃべり方の練習になるし、原稿用紙に書けば文章の書き方や漢字練習などの練習になります。
まさにディクテーションの練習なわけですが、聞き書き＝他の人の言葉を自分の取り込むことによって、自分の日本語力を上げられます。

以上の学習によって自身の日本語能力を高めていければ、相手が何を言っているかがわかる（そもそも何をいっているかわからないものは聞けないし書けない）ということが減って、もっとストレスなく人の話を聞き取ることができるのではないでしょうか。

３
速記の学習は、読書とか漢字学習とか脳トレ教材に比べると直接的効果が想像しにくい学習ですし、きょうやってあしたできるような楽な技術ではないので一件遠回りに見えますが、あなたが今後未来もずっとこういうことで悩んでいくぐらいだったら、１年ぐらいかけてこれをしっかりやってみるということもありかもしれないと思いました。

今現在、速記は一人孤独に苦行を強いられる学びということではなく、ネット上に愛好者も見つけられ趣味として悪くないと思います。そもそも学習費用が激安ですので入りやすいでしょう。

参考になれば幸いです。

Answer 2

許可を取って録音しちゃう。
私自身は詳しくないですが、音声自動入力を使うとか？

Answer 3

あらかじめ、議事に何を残すのかを決めて枠を作っておきます。

日時、議題、出席者の部署職位など。会議の前提や経緯なども事前に書いておけると思います。

会議中に書き込む項目として、全体の決定事項と、「誰が」「いつまでに」「何をするか」の枠を作り、会議中に決まったことをはめ込んでいきます。

会議の締めにはめ込んだ内容を出席者全員で共有して終了します。
また備忘としてメールなどで配信します。