内定辞退についての質問です。 先日内定をいただいた会社を辞退するのですが、電話で内定を伝えられその後郵送で内定承諾書な…

Question

内定辞退についての質問です。

先日内定をいただいた会社を辞退するのですが、電話で内定を伝えられその後郵送で内定承諾書など書類が届きました。電話口では郵送で私が承諾するかなどの意志を送ってくださいと言われたのですが、書類を送る前に電話をして内定辞退の旨を伝えたほうがいいのでしょうか？

自分で調べて見たところ内定承諾後の辞退や大学を卒業できなかった場合の辞退などの際には書類郵送に加えて電話も必要だとありました。

書類郵送だけでも大丈夫なのか、教えていただきたいです。

Answer 1

内定辞退の際には、基本的に書類郵送に加えて電話での連絡も行うことが一般的です。
以下の理由から、電話での連絡も行うことをお勧めします。

理由
迅速な伝達
電話連絡をすることで、すぐに担当者に内定辞退の意思を伝えることができます。
郵送のみだと、書類が到着するまで時間がかかり、その間に会社が他の対応を進めてしまう可能性があります。

誠意の表現
電話で直接謝意を伝えることで、誠意を示すことができます。
これは、今後のキャリアにおいても良好な関係を保つために重要です。

確認とフォローアップ
電話での連絡後に、書類が確実に届くようフォローアップすることができます。
また、担当者がどのように対応するかを直接確認することもできます。

推奨される手順
電話での連絡
担当者に内定辞退の意思を伝え、その理由（個人的な理由や他社の内定受諾など）を簡潔に説明します。
感謝の意を伝え、迷惑をかけてしまうことを謝罪します。

書類郵送
その後、正式な内定辞退の書類を郵送します。
書類には、辞退の意思を明記し、改めて感謝の意を表します。

具体的な電話の例
「お世話になっております。先日内定をいただきました〇〇と申します。大変恐縮ですが、他社の内定を受諾することになり、今回の内定を辞退させていただきたいと考えております。本当にありがとうございました。後ほど正式な書類を郵送いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。」

このように、電話での連絡を行った後に書類を郵送することで、誠意を持って内定辞退の意思を伝えることができます。