秘書検定二級です。 秘書Aの会社では、月に一回部長会議が行われ、準備などは当番議長の秘書が行うことになっている。次はAが…

Question

秘書検定二級です。
秘書Aの会社では、月に一回部長会議が行われ、準備などは当番議長の秘書が行うことになっている。次はAが上司が当番議長の時に順に行ったことである。不適当なものをえらべ。1、上司から専務が経営会議の報告をしに来ると言われたので専務の席を上座に用意した。

2、欠席の通知のあったA部長が始まる直前に会議室に入ってきたので急いで席を用意し、『欠席と聞いていた。失礼した。』と言った。

3、会議中に廊下で出席しているはずのB部長と出会ったので退席した理由を尋ね『上司に伝えておく』と言った。

4、休憩中にコーヒーを出した時、退院して間もないC部長に『別の飲み物が良いか』と尋ねた。

5、予定時間になっても終わりそうになかったので次に会議室を使う部署に『続けさせてもらうことはできないか』と頼んだ。

私は、3にしました。一々そんな理由は伝えなくて良いと解釈しました。

Answer 1

3 でいいと思います
秘書が部長を問い詰めるものではないと思います

Answer 2

3が不適当な選択肢だと判断するのは適切です。

会議中に欠席者がいた場合、秘書としては欠席理由を尋ねる必要はありません。会議の進行を妨げないよう、上司に欠席者の有無と人数を伝えるだけで十分です。欠席理由を上司に伝える必要はありません。

1は適切な対応です。秘書は来賓の座席位置を把握しておく必要があります。
2は適切な対応です。欠席連絡があった場合でも、出席者には席を用意する必要があります。
4は適切な対応です。秘書は出席者の健康状態に配慮する必要があります。
5は適切な対応です。会議室の予約状況を把握し、必要に応じて調整する必要があります。

したがって、この問題の正解は3になります。

※この回答は生成AIで作成したものであり、最新の情報や完全な正確性等を保証するものではありません。

Answer 3

選択肢3は、秘書Aが部長Bに直接退席理由を尋ねる行為が不適切です。部長Bの行動については、上司や会議の議長に報告すべきであり、直接部長Bに問い詰めるのは秘書の役割を逸脱しています。したがって、選択肢3が不適切な行動と言えます。

※この回答は生成AIで作成したものであり、最新の情報や完全な正確性等を保証するものではありません。