運送業の事務をしています。 ほかの支店や中継された他の運送会社さんとやり取りすることが多くあります。

Question

運送業の事務をしています。

ほかの支店や中継された他の運送会社さんとやり取りすることが多くあります。私はfaxや電話で何度も連絡や確認をしていたのに、実際に対応していなかったということがあります。

悪いのは他支店なのに、担当している顧客だからということで私がお客様に謝罪する決まりがあります。

どうすれば対応してなかったということが無くせるのでしょうか？

やはり忙しい支店だと確認の電話やfaxを鬱陶しく感じるところもあり、電話で話した際にはあーわかったわかったと適当に対応されることも多くあります。

私はしっかりやったと思っていてもお客様にはとっては出来ていないでは関係の無いことです。

そのため、頼み事をした当日は頼んだことをしっかりやってくれるのかという不安と、お客様からのまだかという電話がかかるかどうかというストレスでいっぱいになってしまいます。(料金が上がれば上がるほどそうなります。)

しかし私はまだ1番下っ端なので、依頼の元となる電話や上司からの頼まれ事を拒むことはできません。

ストレスなく仕事をするにはどうすればよいのでしょうか。

Answer 1

流行りの言葉!?になるけど、エビデンスが必要だと思います。

証拠とか裏付け的な意味ですね。

確認したら自筆での署名をとるとか、それらを書面として残しておけば良いのです。

言った言わないは時代にそぐわないので。