私の経験から言えば官庁訪問にきた受験生を面接や先輩交流などで採用したい人物かどうかをよく見極めて絞り込み序列をつけた名簿を作成します。人事院の合格者名簿を入手して序列をつけた名簿の人物が先ず合格しているか確認します。その序列名簿上位者から順番に本人に採用面接に誘う連絡をしていきます。この間受験生からも合格したので採用を希望する連絡が入り面接日程を調整して決めていきます。この採用面接は本人の意向を最終的に確認して内定を出すためです。採用予定者数が埋まった時点で一段落ですが面接をキャンセルする人や面接して内定しても辞退する人なども出てきますのでその欠員が発生すれば序列名簿の下位の人に連絡して面接に来てもらうことになりますが日にちが遅れれば遅れるほど皆さん内定先が決まって行くので内定辞退や面接キャンセルの人が多く出ると官庁側としても採用予定数を確保するのに大変になります。
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