どう対応すべきかわからないでいます。 当方、販売会社の管理職をしています。

Question

どう対応すべきかわからないでいます。
当方、販売会社の管理職をしています。先日当社A店がデベロッパー宛にある問い合わせをした際、デベロッパーからそんな事は自分たちで調べろ、というようなお叱りが入ったのですが、その問い合わせ内容がデベロッパー側でしかわからない内容だったので、上長である私がデベロッパー担当者に、問い合わせをした背景や突然の問い合わせについての謝罪をした上で、直接メールをしました。その返信はすぐあったので問題自体は解決したのですが、返信をいただいた際にA店が勝手にCCに付いていました。私が先方にメールした内容がA店での対応が至らず申し訳ありませんという内容で、デベロッパー担当者が王様のような人なのでその手前かなりへりくだったメールにしましたがA店からしてみれば読んでいて気持ちの良いものではありません。

管理職という立場上、取引先であるデベロッパーには伝えるけれど当社のA店には伝える時期をみる内容(今後の人事や退店に関することなど)もあり(逆も然り)、こちらからはCCを付けていないのに、返信時に勝手にCCを付けられた事にかなり不信感があります。情報共有しておいた方が良いと判断し付けたのだろうという事はわかりますが、私としてはA店スタッフが読まない内容前提でメール作成していましたし、途中から勝手にCCを入れ内容を公開することに怒りすら覚えてしまいました。その対応に対して何か言うべきか、それとも初めに共有は控えてほしい旨を伝えなかったこちらの責任として穏便に済ませるか悩んでいます。

Answer 1

まずは質問者様の立場に立って共感いたします。管理職として、デベロッパーとのやり取りには慎重さが求められますし、何よりもトラブル防止のためにも慎重な情報共有が必要であることは理解できます。そしてその上、A店での問い合わせに関する謝罪を行い、解決策を提案するという、とても責任ある対応をされたと思います。

今回の問題は、CCについての問題点にあると思われます。私たちが意図していないメールや情報が公開されてしまうことは、不信感を生み、取引先との関係に悪影響を及ぼす可能性があります。しかもCCされる前提でメールを作成していない場合には、尚更です。

まずは謝罪の言葉を述べ、A店スタッフの立場も踏まえ、CC付けについての説明を行いましょう。その際、今後同じようなトラブルを回避するために、具体的な対応策を提案するとよいでしょう。

しかしながら、穏便に済ませるためには、ここで大人の対応が求められます。対策を講じた上で、後は過去に起こったこととして、今後のスムーズなお取引を目指すことが大切です。ぜひ質問者様の賢明な判断力を信じて、良い方向へ進んで行かれることを祈念いたします。