見積書データのファイル名は何がいいのか 初めての知恵袋投稿、拙い文章で失礼します。 メーカーで営業事務してま…

Question

見積書データのファイル名は何がいいのか

初めての知恵袋投稿、拙い文章で失礼します。

メーカーで営業事務してます。営業に「毎回の見積書データファイル名を会社名＋『様』に変えてくれ」と言われて困りました。
見積書は基本事務員が作成、FAX送信で、データは社内保存用なので「見積No. 会社名 支店名 商材」です。（見積No.があるので日付はいりません）
客先にメールで見積書を送る事は少なく、送る際はデスクトップにコピーし名前を「見積No. 御見積書 〇〇様 商品名」と変更してメール添付送信、コピー削除という流れで落ち着いてました。

正直手間はできるだけ省きたく文字数は極力社内で伝わる分のみ入力したいです。

ただ私も社会経験が浅いので他社の事務員さんがどのように管理されてるか知らないので、
おすすめや実際にされてる
1. 見積書データ保存の際のファイル名
2. 客先に見積書送る際のファイル名
を教えてください。

様付け変更拒否できる場合、営業に説得できる理由もあれば教えてください。

Answer 1

１、自社番号のみで保存（見積番号、工番作番）
２、上記のままでメールに添付、メールに宛名とか丁寧な本分で記載していますから（メール文章のひながたがあってそれを使いまわし）

その番号だけで社内では誰でもわかるように番号表も全社員にネットで観れるようになっています。そのリストを作ってあるだけで充分で他になんども詳細を入力し続ける手間は生じないようにしています。
営業さんは見積もりが多過ぎて客先で間違いが起きないようにそのように客先名は入れてほしいとの事なんだと思います。あとは貴方の人件費とその間違い防止のどちらに重きを置くのか？は会社の考え方次第でしょう。

ちなみにご存じかもしれませんがWINDOWSでは
「ウィンドウキー」＋「V」キー
でコピーした履歴が出てきますので複数のコピペを繰り返すような時には便利ですよ（古いWIN_OSではコピペは一個しか記憶できないで上書きタイプでしたよね）

Answer 2

二度手間の作業の煩わしさ良く分かります。
予め入力する部分の固定する処を作成しておいてそこだね手入力する様にしたらどうでしょうか。それを貼り付ける事出来ないでしょうか。

Answer 3

あくまでも個人的な経験からですが、事務員作成時は決まったルール通りで問題ないかと。

その見積もりを直接お客様へデータで送付しないのであれば、ファイル名については必要に応じて営業担当毎に対応してもらうのが普通かと思いますね。

正直、各営業担当毎に通常ルール外の事をリクエストされても対応しきれないですから。