担当者でもないのに、要件を電話で一気に話して来る人がいます。 何のことを言われているかわからないので、担当に代わりたい時…

Question

担当者でもないのに、要件を電話で一気に話して来る人がいます。
何のことを言われているかわからないので、担当に代わりたい時は相手にはと言ったら良いのでしょうか？

Answer 1

そういう人には、なるべく早いうちの、話が途切れた時に「私ではわかりかねますので、担当者に代わります。」と言えば良いと思います。（「お待ち下さい。」などと、無理やり黙らせるのは失礼です。）
そして、少しゆとりがあれば、相手が話していた事の中の、耳に残った言葉を繰り返して「～についてでございますね？少々お待ちください。」と言えればなお、良いと思います。

以前は、最初に電話に出た人に要件をかいつまんで話し、電話に出た人が担当者に取り次ぐ際に聞いていることをざっくりと伝えておく、というやり方が主流でした。

事前にざっくりとでも要件を知らされる事で、担当者は電話の相手と話すために必要な資料などを準備したり、「ああ、あの事か。」と心の準備をして電話にでる事ができ、スムーズに要件について話ができるという利点があります。

何か耳に残った言葉などを電話を取り次ぐ人に伝えておくことで、電話をかけてきた人に同じことを繰り返し言わせたり、担当者が電話に出てから用件を聞き、そのための資料を手元に持って来る間、相手を待たせなくて済みます。

私は先日、反対の経験をしました。
早く担当者に代わってくれればいいのに、電話に出た人がダラダラと要件を知りたがり、仕方がないので話したというのに、やけに早く担当者が出てきたと思ったら、何も聞いていなくて、同じことを繰り返し言う羽目になりました。